Haben Sie eine Liste der Zutaten, die Ihre Idee des Speichersystems perfekte Dokument darstellen?
Und bevor wir weiter gehen, ich meine Schritt weg von bestimmten Typen von Systemen und Fragen, wie - in einer idealen Welt - Sie würden organisieren, speichern und Zugriff auf die Dokumente, die Ihr Geschäft zu fahren?
Leute, die wir sprechen, um konsequent zu setzen, das Papier aus einem Dokument-gesteuerten Prozess als oberste Priorität zu beseitigen, wenn Sie eine Dokument-Speicherlösung suchen wollen. Der Verarbeitungsweg werde natürlich tun- aber automatisieren geht es nicht nur um das physische Entfernen von Papier.
Automatisierung bedeutet auch eine Rationalisierung der Verarbeitung- und dabei viele der anderen Felder auf eine perfekte Speicher-Lösung-Wunschliste ticken.
Erstens Unternehmen wie beispielsweise der Speicher-Prozess muss einfach, schnell und einfach zu bedienen - sie derjenigen überfüllt 'Datei' Tabletts, die Ergebnisse der Workforce diesen uralten verhassten Job für 'morgen' loswerden wollen.
Auch ist es zwingend erforderlich, das Verfahren zum Suchen und Abrufen von jedem bestimmtes Dokument nicht nur einfach, sondern auch schnell - sofortige vorzugsweise.
Es muss möglich sein, alle Dokumente in einem System mit gleicher Leichtigkeit - zugreifen und dadurch auch die archivierte (und ohne die Notwendigkeit, über die pensioniert-off Stühle und antike Heizlüfter zog sich in den Keller-Lagerraum oder außerhalb der Einrichtung speziell beauftragten Archiv Reisen Klettern).
Organisationen sind sehr konzentriert auf ihr wertvollstes Kapital - ihre Mitarbeiter (und nicht umständlich Aktenschränke) - wertvolle Quadratmeter zuordnen und sind auch sehr besorgt um Lagerkosten zu reduzieren.
Jede Speicherlösung muss natürlich gesetzeskonform - und alle Kommentare, wie wollen sie nie die Mühe ein Dokument wieder zu verlieren haben.
Was die Menschen wollen nicht ist, müssen ein Dokument physisch in Sicht in ihre Ablage als Erinnerung behalten, dass Verarbeitung zu einem späteren Zeitpunkt benötigt wird. Ihr Ideal ist für dieses Dokument sicher zu verstauen und benachrichtigt, wenn es erforderlich ist. Ebenso will sie nicht Hand-schreiben Anweisungen und schleppen eine saftige Datei entlang an die nächste Person in der Kette zur Verarbeitung.
Und natürlich ist Sicherheit von größter Bedeutung - nicht nur sicherstellen, dass Dokumente vor physikalischen Gefahren wie Feuer und Flut sind, sondern auch sicher, dass der Zugriff ist nur für autorisierte Benutzer eingeschränkt.
Automatisierung: Besitz Dokumente zentral, aber dass sie zugänglich sind von überall in der Wirtschaft - an die Person am nächsten Schreibtisch oder im Nebenzimmer sitzen oder Betrieb aus einem Büro eines Kontinents entfernt- und 24/7 verfügbar.
Dokumente können auch von überall im Geschäft erfasst werden. Diejenigen, die bereits in elektronischer Form werden automatisch erfasst und Papierdokumente können gescannt werden und OCR (optische Zeichenerkennung) Technologie verwendet, um die wesentlichen Daten für die weitere Verarbeitung zu extrahieren.
Mehrstufige Zulassung können definiert werden, und ein System der Benachrichtigungen einrichten, um zu benachrichtigen, wenn es erforderlich ist. Ein Dokument kann zum Beispiel auch auf unterschiedliche Weise - über Kunden-Nummer/Rechnung Zahl/Abteilung abgerufen werden.
Ein System ist nicht nur effizienter, Annahme verkürzt jedoch auch Kosten - Speicher, Briefpapier und Verarbeitung. Darüber hinaus befreit die mithilfe des Workflow automatisiert einige der manuellen Verarbeitung Personal auf strategische Aufgaben konzentrieren.
Und einfach, schnell und einfach zu bedienen? Unsere Kunden denken so.
Ach - aber eine Dokument-Management-Lösung nicht den Tee machen.