Ich schreibe viel über die Vorteile des papierlosen Büros, der papierlosen Prozess – Ich hing einen Blog letzte Woche gehen papierlose - aus den einzelnen für das Unternehmen und der Vorwoche schrieb über Speichern von Dokumenten - rechtliche Anforderungen und Vorgehensweise das Papierberg Problem zu lösen.
Und die Vorteile der Umwandlung von Papierdokumenten in elektronische sind unbestritten: Es gibt Grün und Umwelt-Themen, die reduzierte Lagerkosten, Aspekte der Sicherheit schützen von Dokumenten vor Feuer und Wasserschäden, die Compliance-Vorteile, die elektronischer Speicherung bringt- plus Mitarbeiter haben 24/7 Zugang zu den Dokumenten, die sie benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen.
Ich Bericht über Organisationen, die mit papierlosen Systemen bewegen. Im März wurde bekannt, dass das Justizministerium die Verwendung des Verbrechens Einführung war würde eForms und, dass ab 1. April 2013 nicht mehr in Papierform entgegengenommen werden.
Gerade in dieser Woche ein Artikel erschienen ComputerWeekly sagen, dass eine Reihe von britischen Truppen Polizei wurden verschieben papierbasierte Prozesse mit der Öffentlichkeit zu online und beginnend mit Schusswaffen Lizenzen - ihre Überschrift 'britische Polizei beginnen, Dickensian Transaktionsprozesse zerreißen', mit Dickensian einen Verweis auf den Direktor der Ressourcen UK Polizei Matthew Bennion-Pedleys Kommentar auf dem aktuellen System. Bisher 38 Kräfte verteilt auf England und Wales haben Interesse gezeigt und es wurde gesagt, zu eine Gruppe von Polizeikräften hat zum ersten Mal zusammen, um von der Regierung auf eine e-Commerce-Lösung ohne eine Richtung verschieben.
Manchmal wird die Umstellung von Papier auf elektronische als Selbstzweck - behandelt, aber die Vorteile der papierlosen gehen sind so viel mehr als nur die Speicherung und Zugriff Aspekte. Automatisierten Workflow optimiert, Verarbeitung, Verbesserung der Zykluszeiten zu verarbeiten und bringt eine ganze Reihe von BI (Business Intelligence) und Management Informationen nutzen.
Und noch viele Organisationen scheinen zu fehlen dieser Trick - AIIM vor kurzem berichteten über die Ergebnisse einer Forschung Papier hervorheben, dass mehr als die Hälfte die Befragten Organisationen sagte, dass sie Daten aus gescannten Bildern retyped. Dies bedeutet als AIIM feststellt, dass ein Mitarbeiter effektiv ein elektronisches Dokument, um die Daten zum Erstellen eines weitere elektronischen Dokuments, mit allen damit verbundenen Zeitelement und Risikoder mis-keying Nachteile rekey gedruckt wird.
Automatisierte Datenextraktion, wie per OCR (Optical Character Recognition) und Barcode-Technologie erkennen wesentliche Daten aus jedem original Dokumentenformat - Word, PDF-Dateien, e-Mails- und die extrahierten Daten anhand eines Unternehmens ERP, Enterprise Content Management oder anderen Informations-Repository.
Dokumente können dann an die zuständige Person/Abteilung oder für die entsprechende Aktion weitergeleitet werden. Erfassten Informationen kann auch verwendet werden, um Geschäftsanwendungen automatisch zu aktualisieren.
Automatisierung einiger der Verarbeitung lässt Mitarbeiter gerne auf weitere strategischen Aufgaben zu konzentrieren, mit der Verarbeitung so konfiguriert, dass um Regeln und Richtlinien zu erfüllen. Verbesserter Sicherheit kommt von der Lage zu Genehmigung Zugang zu definieren können, und Eskalations-Strategien alle eingebauten.
Weitaus größere Transparenz und Kontrolle während der Verarbeitung, die Berichterstattung und BI-Tools auch verbessertes Management und Analytik - und schließlich die Daten können gebucht werden automatisch für jede Zeile der Business-System, ERP, Personalwesen oder CRM-Anwendung über nahtlose Schnittstellen.
Der gesamte Geschäftsprozess ist effizienter, und die Kosten sinken. Organisationen, die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung, beispielsweise berichten regelmäßig eine Rückkehr auf Investition von zwischen 6-12 Monate.