Mit Bergen von Papierdokumenten befassen möglich die größten Probleme einer Organisation. Papierdokumente sind teuer, zu verarbeiten, können verlegt oder verloren, und weiter auf der ganzen Linie Probleme auftreten bezüglich Speicher.
Eine Reihe von Arten des Dokuments haben eine Haltbarkeit, die gesetzlich festgelegten - viele von denen gefunden in Finanzen sind ein Beispiel. Rechnungen und MwSt-bezogene Dokumente für sechs Jahre und PAYE-Details, Löhne und Einkommen Steuererklärungen für drei gespeichert werden müssen. HR (Human Resources) muss sicherstellen, Unfallberichte für drei Jahre aufbewahrt werden und Datensätze unter Bezugnahme auf medizinische Fragen haben verschiedene Längen des Speichers angegeben.
Bestimmte Branchen haben ihre eigenen definierte Aufbewahrungsfristen für Dokumente. GPs sind verpflichtet, Aufzeichnungen bis 10 Jahre nach dem Tod des Patienten (oder nachdem der Patient das Vereinigte Königreich verlassen hat) zu halten, es sei denn, sie in der Europäischen Union bleiben.
Aber darüber hinaus wird jedes Unternehmen eigene Dokument Speicher Geschäftsanforderungen.
Die Herausforderung - sowohl teuer als auch schwer zu bewerkstelligen ist Speicherung von Papierdokumenten
Muss Ihre Organisation wieviel wertvolle Stellplatz reservieren auf Aktenschränke- und Ablagen, die oft mit Dokumenten, die noch nie wieder angeschaut werden können bis zum Jahresende ihre Haltbarkeit zerstört werden herausgenommen? Was ist mit diesen Dokumenten, die Zugang zu einem bestimmten Zeitpunkt erfordern? Wie lange verbringt Ihr Accounts Payable (AP)-Team wühlen um in Karton-Archiv-Boxen, die Suche nach dieser illusive Rechnung? Vergessen Sie die Zeitverzögerung und Aufwand in anfordern und jagen sich aller Sendungen extern archiviert.
Dann gibt es die Privatsphäre und Sicherheit, Datenschutz, und die daraus resultierenden Probleme mit auf dem Zimmer, Zahlenkombinationsschlösser - und Schlüssel verlegt.
Plus, was über einen Schutz für diese wichtige Dokumente vor Feuer und Flut? Es braucht nicht viel Wasser, einen Papier-Datensatz zu ruinieren.
Wo eine Dokument-Management-Lösung kommt in - Speichern von Dokumenten, elektronisch, sicher und zuverlässig, und sofort einen Zugang 24/7 an die Benutzer, die Sie zu genehmigen ist.
Wie eine Dokument-Management-Lösung helfen kann
In Beratung, Organisationen sagt HM Revenue und Customs (HMRC), dass MwSt-Datensätze, PAYE-Informationen, Löhne und Einkommen Steuererklärungen elektronisch gespeichert sein müssen "leicht zugänglich für Sie und für eine MwSt-Offizier" beim Besuch.
Mit einem Dokument, die Lösung zur Archivierung können Dokumente in das System aktivieren Mitarbeiter - und zugelassenen Besuch Beamten - zum Auffinden des angegebenen Dokumente wie und bei Bedarf gescannt werden.
Allerdings ist die Archivierung erst der Anfang (wenn auch, daß es am Ende des Lebens für das Dokument kommt). Es ist nützlich, aber verschieben Dokumentenerfassung an den Anfang des Prozesses und Hinzufügen von Workflow-Verarbeitung bringt noch mehr Vorteile, Zeit und Kosten sparen.
Zum Beispiel mit einer Rechnung-Management-Lösung Rechnungen sind elektronisch gespeichert (Papier gescannte, wie sie die AP-Abteilung geben Sie Rechnungen), ermöglicht sofortigen Zugriff während des Geschäftsprozesses zum Auflösen von Abfragen, sofort, etc, und abrufbar über IMS oder Integration von Systemen Line of Business.
Einer der Gründe hinter einer Midlands Polizei Entscheidung um ihre Unfall-Bericht-Verarbeitung zu automatisieren war der physischen Speicherplatz zum Speichern der Dokumentation erforderlich - Unfall-Datensätze (einige mit bis zu 30 verschiedene Dokumenten) sind verpflichtet, die gesetzlich für 10 Jahre aufbewahrt werden.
Ihre automatisierten Unfall reporting-Lösung der Polizei umgesetzt hat in der Tat konnte, die Zeilen der Aktenschränke zu verlieren. Aber darüber hinaus durch die Investition in eine Lösung, die die Dokumente am Anfang des Prozesses erfasst, Workflow-Software einbezogen werden könnten und Einhaltung bewährter, beseitigen die manuelle Arbeit und damit das Team zu überwachen und erfüllen wichtige KPIs - alles was zu einem viel besseren Service.