ORDNER
Erstellen Sie vier Ordner mit den folgenden Namen:
ACT - Follow-up
HANDELN - ausstehend
HANDELN - lesen
ACT - Reservierungen
Diese Ordner sind für temporäre Emails, die behandelt werden, bevor Sie in ihre ständige Ordner übertragen müssen.
Jetzt erstellen Sie permanent Ordner für Arten von e-Mails Sie erhalten oder erhalten werden in regelmäßigen Abständen. Verwenden Sie den Firmennamen, wenn möglich, zur leichteren Identifizierung. Zum Beispiel "eBay", "Rogers", "Ontario Hydro" und So weiter. Hinweis: Wenn Sie regelmäßig Artikel von einer bestimmten Firma erwerben, richten Sie einen permanenten Ordner dafür. Z. B. "Walmart". Sie können auch einen allgemeinen "KEEP" Ordner für verschiedene e-Mails erstellen.
SPEICHERUNG VON E-MAILS
Wenn Sie e-Mails in einem Ordner speichern, markieren Sie die e-Mail, wählen Sie die Schaltfläche "Verschieben zu" und wählen Sie den Ordner die e-Mail zu verschieben.
TÄGLICHE
Führen Sie jeden Tag die folgenden Aufgaben um Ihre e-Mail auf dem Laufenden zu halten:
1. Klicken Sie auf Ordner "Gesendete". Das sind Kopien der e-Mails, die Sie an jemanden gesendet. Verschieben Sie jeweils in den Ordner, der auf das Projekt oder Thema bezieht.
2. Klicken Sie auf den Ordner "Junk". Prüfen Sie jede e-Mail um sicherzustellen, dass es sich wirklich um Junk-Mail ist. Wenn dies nicht der Fall ist, markieren Sie die e-Mail und wählen Sie die Schaltfläche "Nicht Junk". Löschen Sie dann die restlichen Junk-Mails.
3. Klicken Sie auf den Ordner "Papierkorb". Wiederholen Sie den Vorgang, die Sie für den Junk-Ordner. Dann löschen Sie unerwünschte e-Mails in den Papierkorb-Ordner.
4. Klicken Sie auf den "ACT – Follow-up"-Ordner. Dies sind e-Mails, für die eine Aktion Ihrerseits erforderlich. Sobald Sie den Vorgang abgeschlossen haben, verschieben Sie die e-Mail in seiner permanenten Ordner.
5. Klicken Sie auf den "ACT – Ausstehend" Ordner. Dies sind die e-Mails, die auf eine Aktion warten. Z. B. eine e-Mail-Bestätigung von etwas haben Sie online bestellt und Sie warten darauf, das Produkt zu erhalten. Sobald Sie das Produkt erhalten haben, und die Frage daher nicht mehr anhängig ist, verschieben Sie die e-Mail in seiner permanenten Ordner.
6. Klicken Sie auf den Ordner "ACT – lesen". Dies sind die e-Mails, die Sie mehr lesen möchten. Beispielsweise ein online-Lernprogramm, die Sie einnehmen. Nach dem Lesen der e-Mails, in seiner ständigen Ordner verschieben.
7. Klicken Sie auf den Ordner "ACT – Reservierungen". Dies sind die e-Mails für alle Reservierungen, die Sie vorgenommen haben, wie ein Auto zu mieten oder Buchen ein Zimmer in einem Hotel. Wenn Sie mit ihnen fertig sind, verschieben Sie sie in ihre permanenten Ordner.
EINMAL IM MONAT
Einmal im Monat sagen Sie rund um den ersten des Monats, durchlaufen Sie alle Ordner und löschen Sie Mails, die Sie nicht mehr benötigen. Dies hält die Lautstärke Ihrer Emails. Es gibt Ihnen auch eine Chance, Ihre Erinnerung an bestimmte Projekte zu aktualisieren, auf dem Sie arbeiten.
ZUSAMMENFASSUNG
Es dauert nur 15 Minuten zum Einrichten einer e-Mails Ablagesystem wie diese, aber die Vorteile einer solchen Entwicklung können so viele Jahre dauern. Es gibt Ihnen mehr Kontrolle über Ihre geschäftlichen Aktivitäten, ein besseres Verständnis der Dinge, die Sie tun müssen, eine Möglichkeit, bestimmte e-Mails schnell zu finden und ein Gefühl der Zufriedenheit der Verwaltung Ihre e-Mail auch.