Archivierung spielt eine wesentliche Rolle bei der Verwaltung eines Unternehmens. Ein umfangreiches Angebot an Informationen über Mitarbeiter muss aus verschiedenen Gründen erhalten bleiben. Dazu gehört die Fähigkeit zur Erleichterung der effizienten und effektiven Verwaltung der Humanressourcen, Beschäftigung Entscheidungen zu verteidigen, wenn die Notwendigkeit entsteht, und zahlreiche Bundes- und einzelstaatlichen Gesetze einzuhalten.
Alle Einträge müssen für eine obligatorische Mindestanzahl von Jahren gepflegt werden. Die Zeit, die verschiedenen von Dokument zu Dokument, aber in allen Fällen Arbeitgeber sicherstellen, dass die Aufzeichnungen an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, die nur zugänglich ist autorisierten Personal. Sobald zugelassen, werden verworfen, sollte geachtet werden, dass sie in geeigneter Weise zerstört werden ob durch Schreddern, vollständig aus dem digitalen Speicher löschen oder auf andere Weise.
Es folgt eine detaillierte Analyse der verschiedenen Datensatz die Erhaltung:
Einstellung Records
Einstellung Datensätze gehören externe anzeigen und interne Buchungen für offene Stellen Stelle Anträge, Arbeitsvermittler, setzt fort, Anwendungen, Interview-Bewertungen, berufsvorbereitende Versuche und Referenz-Prüfungen. Datensätze für eine Einzelperson, die einer mieten möchten sollten in ihrer Personalakte einzureichen. Wenn ein Arbeitgeber nicht den einzelnen zu mieten, sollten sie die Datensätze in einer Klägerin-Datei speichern.
Dokumente, die im Zusammenhang mit der Einstellung der Datensätze sollten für mindestens 2 Jahre, nachdem das Arbeitsverhältnis geschlossen hat, gehalten werden, als von Titel VII, FEHA, ADA und ADEA getrieben.
Mitarbeiter-Personalakten
Personalakten der Mitarbeiter sollte des Mitarbeiters Berufsbezeichnung, Klassifizierung und Beschreibung enthalten. Die Datei sollte auch enthalten, die Stelle Angebot Brief, Leistung Beobachtungen und Auswertungen, Degradierungen, Anwesenheitslisten, Beurlaubung Mitteilungen, disziplinarische Hinweise, Entlassungen und für Überweisungen erinnert, Ausbildung, Prüfung (einschließlich Zertifikate) fordert für angemessene Vorkehrungen und Bestätigungen von Gesellschaft, Politik und Handbuch-Eingang.
Die Personalakten sollte für eine Dauer von 3 Jahren nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses in ein außergewöhnlich sicheren Ort gespeichert werden.
Personalakten Lohn-
Lohn Mitarbeiterdatensätzen sind Lohn Tarif Berechnungstabellen Akkord bezahlte, einzelnen Mitarbeiters Stunden und Tage, Stempelkarten, Schichtpläne und Datensätze Lohn zwischen Geschlechtern zu klären.
Arbeitgeber sollten Lohn Mitarbeiterdatensätzen bewahren, für mindestens 4 Jahre, nach dem California-Arbeitsgesetzbuch EPA (Equal Pay Act) und das ARBSCHG (Fair Labor und Standards Act).
Gehaltsabrechnungen
Gehaltsabrechnungen bestehen von Name, Geburtsdatum, Adresse, SSN, Job-Definition, Begriffe und Bedingungen für die Beschäftigung, Preise von Pay, Union und Mitarbeiter-Verträge, Kinderarbeit Zertifikate und Mitteilungen, die Anfang und Ende einer Arbeitswoche, insgesamt täglich und Bezahlung Periode Stunden Gesamtlöhne bezahlt jeder Lohn-und Gehaltsabrechnung, Nettolöhne und Abzüge, Mahlzeit Perioden und Split-Schichtpläne.
Gehaltsabrechnungen sollten mindestens 4 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses hinaus aufbewahrt werden.
Mitarbeiter Lügendetektor-Test
Obwohl die Mitarbeiter Lügendetektor Protection Act (EPPA) in der Regel den routinemäßigen Einsatz der Lügendetektor-Tests beschränkt, werden sie hin und wieder wie in einer Mitarbeiter-Diebstahl-Untersuchung verwendet.
Das Gesetz verlangt Arbeitgebern zum Speichern einer Kopie die Anweisung an Mitarbeiter, die Angabe von Gründen für die Prüfung, des Vorfalls untersuchte geliefert, den Verlust erlitten durch den Arbeitgeber, den Hinweis geliefert ein Polygraph Examiner Benennung der Person oder Personen untersucht werden, die Natur der Mitarbeiter Zugriff auf die Person oder das Vermögen unter Untersuchung und alle Unterlagen in Bezug auf die eigentliche Prüfung.
Eine Anweisung, die behaupten, dass eine Prüfung angefordert wurde in die Personalakten gebracht werden dürfen, aber die restlichen bezogene Dokumentation in eine vertrauliche und separate Ablagesystem für ein Minimum von 3 Jahren gespeichert werden sollen.
Wir empfehlen immer mit diesen sensiblen und komplexen Arbeitsrecht, es ist am besten, wenden Sie sich an eine professionelle Personalberatung Firma oder Spezialisten, die Richtlinien zu überprüfen und bestätigen werden Ihre Archivierung-Praktiken in Übereinstimmung.
In unserem nächsten Artikel werden wir unsere Untersuchung der verschiedenen Datensätze weiter, die Erhaltung, Ausnahmen zum standard Recordkeeping Praktiken zu untersuchen und entdecken Sie die Folgen der fahrlässigen Recordkeeping.