Wir weiter unsere eingehende Prüfung der ordnungsgemäßen Archivierung Praktiken durch zusätzliche Elemente, die im Zusammenhang mit den verschiedenen Kategorien, Erhaltung und die Strafen für fahrlässige Archivierung überprüfen.
-9 Formulare
Immigration Reform and Control Act (IRCA) verbietet die Beschäftigung illegaler Ausländer. Arbeitgeber sind verpflichtet, eine-9-Formular, die Einwanderung und Einbürgerung Service Beschäftigung Förderfähigkeit Verification Form ausfüllen. Sie müssen Angaben über die Identität und Genehmigung aller Mitarbeiter arbeiten enthalten. Nichtbeachtung dieser Vorschriften kann zu zivil- oder gar strafrechtliche Sanktionen führen. Obwohl nach dem Gesetz nicht obligatorisch, wird speichern Kopien erhärten Identifikation und Arbeit Autorisierung Dokumente zusätzlich zu den Formen-9 empfohlen.
Datensätze gespeichert werden sollen, für 3 Jahre nach Beschäftigung bzw. einem Jahr nach Beendigung, je nachdem, was später auftritt. Die Aufzeichnungen sollten gespeichert werden zusammen in einer gemeinsamen Datei oder kollektiv gespeicherten elektronisch für alle Mitarbeiter statt in einzelne Personalakten gesetzt wird.
Leistungen an Arbeitnehmer Daten
Die Mitarbeiter Ruhestand Income Security Act (ERISA) überwacht Senioren- und andere Leistungen an Arbeitnehmer. Arbeitgeber müssen Aufzeichnungen von Cobra Mitteilungen, Aufzeichnungen, die die Daten in Zusammenfassung Plan Beschreibungen (EPPD), Datensätze, die im Zusammenhang mit Anspruch auf Leistungen unter ERISA und Jahresberichte für alle Pläne unterstützen beibehalten.
Datensätze sollten in der Regel für sechs Jahre nach Beendigung der Beschäftigung, gespeichert werden, obwohl Unterlagen über Förderfähigkeit Bestimmung für Leistungen solange relevanten beibehalten werden soll.
FMLA/CFRA
Die FMLA (Familie und Medical Leave Act) erlaubt berechtigt Mitarbeiter auf bis zu 12 Wochen unbezahlten Urlaub in einem Zeitraum von 12 Monaten, abhängig von bestimmten medizinischen und familiären Kriterien. Allgemeine Aufzeichnungen über Anfragen sollten in Personalakten gespeichert werden. Die Besonderheiten der medizinischen Anforderungen und Details der Anforderungen einschließlich Diagnostik sollte in Mitarbeiter medizinische bzw. gesundheitsrelevante Dateien verwendet werden.
Relevanten Unterlagen sollten für einen Zeitraum von 4 Jahren nach FMLA, ADA und CFRA (California Family Rights Act) erhalten werden.
Mitarbeiter-Patientenakten
Mitarbeiter-Gesundheitsakten enthalten alle Unterlagen von Drogen und Alkohol Tests Datensätze, berufsvorbereitende Physicals, Stelle Verletzungen oder Todesfälle (OSHA Formulare 300, 300A und 301), und bestimmten medizinischen Aufzeichnungen.
Medizinische Prüfungsergebnisse sind vertraulich und müssen getrennt von anderen Datensätzen gespeichert werden. Datensätze einer ärztlichen Untersuchung erforderlich, durch OSHA oder Exposition gegenüber toxischen oder gefährlichen Stoffen entstehenden seit 30 Jahren nach der Beendigung der Beschäftigung beibehalten werden soll. Andernfalls sollten Mitarbeiter Patientenakten für 5 Jahre gespeichert werden.
Workers' Compensation
Jeder Arbeit-Verletzung-Anspruch muss in einer Datei gespeichert werden, die das Datum der Verletzung, eine Angabe, ob der Anspruch ist eine Abfindung oder nur medizinischen Anspruch, Zertifikat einverstanden ist, die gegebenenfalls Selbstversicherung und eine Notiz, wenn gab es ein Denial-of-worker's Name, der Anspruch Administrator Forderungsnummer, enthält.
Unterlagen, die zur Arbeiterunfallversicherung für 5 Jahre ab dem Zeitpunkt der Verletzung oder 1 Jahr ab der letzten Zeit Ausgleich beibehalten werden sollen wurde dem Mitarbeiter geliefert.
Die Datensätze behalten müssen?
Alle Arbeitgeber sind verpflichtet, Aufzeichnungen, die im Zusammenhang mit dem Lebenszyklus eines Mitarbeiters und Dokumentation von Zustand und Bundesverordnungen speichern. Dennoch bestehen einige Ausnahmen basierend auf der Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen. Arbeitgeber sollten mit ihrer Personalabteilung Einzelheiten prüfen.
Bußgelder und Strafen
Verletzung der erforderlichen Recordkeeping Praktiken kann Geldstrafen von bis zu $70.000 sowie Haftstrafen, die je nach der spezifischen Verletzung verursachen. Die Sätze sind oft "pro Vorfall," umfasst im Allgemeinen alle Vorfälle auftritt jedes einzelnen Mitarbeiters.
Zusammenfassung
Begreifen, dem Staat und der Bundesrepublik Arbeitsgesetze, die mit dem Aufzeichnungsrichtlinien erfüllen ist unerlässlich, dass sie einhalten. Kompetente Archivierung hilft auch verteidigen Beschäftigung Entscheidungen und Handlungen und ermöglichen effiziente und effektive Personalmanagement. Profitieren Sie von human Resource Consultants für Anleitung und beobachten Sie intelligente Dokumentation und Archivierung für eine organisierte und sichere Unternehmen zu.