Um die Dokument-Management-Strategien zu implementieren, müssen Sie dem Übergang zu einem glatt machen. Professionelle Firmen, die sich mit Office Automatisierungen können eine große Hilfe sein. Sobald Sie an Bord bringen, werden sie zuerst Ihre Bedürfnisse prüfen. Aus dieser werden sie in der Lage, eine Reihe von Lösungen zu entwickeln. Schließlich werden Sie zur Umsetzung ihrer Empfehlungen die Beweislast. Dies umfasst Investitionen in Geräte wie Scanner und Servern. Sie übernehmen auch Schulungen für Ihre Mitarbeiter auf Prozesse wie Scannen, speichern und Abrufen von Dokumenten zu sensibilisieren. Erstellen Sie auch Richtlinien, um den Prozess zu verwalten.
Erkennen und bestimmen Benutzer: identifizieren, welche Einheiten Papierdokumente am häufigsten verwenden. Die gesamte Organisation zu bewerten und eine oder mehrere Einheiten, deren Operationen Papier intensive sind, zu identifizieren. In den meisten Fällen, Personalwesen, Lieferungen und Leistungen sind Kredit Kontrolle und Rezeption solcher Orte. Viele Dokumente durchlaufen diese Bereiche. Starten Sie hier den Umsetzungsprozess, beobachten Sie die Bereiche, die feine müssen vor der Ausweitung auf die gesamte Organisation optimieren. Sie können auch diese Bereiche für Workflow Management zuordnen.
Bestimmen Sie, wer Zugriff auf die gescannten Dokumente zu gewähren. Einige Dokumente sind in der Natur empfindlich. Das ist die Essenz des Dokumentenmanagements. Sie dürfen nicht im freien für alle zu lesen, zu verlassen. Dies erfordert einen Plan, wie man solche Dokumente zu sichern. Beispielsweise sollten die Leute, die Abrechnung nicht auf Mitarbeiter Datensätze auf HR zugreifen. Also mit Beratungen, entscheiden Sie, wer was sieht. Stellen Sie außerdem eine Entscheidung darüber, ob diese Dokumente jederzeit des Tages oder der Nacht zugegriffen werden können. Sie können dies auf Arbeitszeit nur einschränken.
Ordnen Sie Ihren Workflow gegen verfügbaren Ressourcen: Landkarte Ihres Unternehmens-Workflow. Treffen Sie eine Entscheidung darüber, ob zentralisieren, Dokument scannen, oder nicht. Im Falle einer großen Organisation mit Niederlassungen in der Stadt oder in anderen Regionen zu bestimmen, wie sie die Dokumente zugreifen, die sie tragen ihre täglichen Aufgaben zu unterstützen. Workflowautomatisierung ist ein weiterer wichtiger Bereich. Verwenden anstelle von Benutzern, die Entscheidungen zum Weiterleiten von Dokumenten, Regeln erstellen und platzieren Sie decken z. B. Rechnungsbeträge.
Prüfen Sie, ob Sie genügend Personal, Scan-Aufgaben zu dokumentieren, zu tun haben. Denken Sie daran, dass sie ihre regulären täglichen Aufgaben haben. In Situationen, in denen Sie ein vollständig gestreckt Team, ist das beste, was jedoch den Dienst auslagern. Alternativ haben Sie erstellen für Sie eine Hybridsystem Anbieter für Dokument-Management-Lösungen.
Implementieren: Das ausgelagerte Team kann mit diesen Dokumenten im Back-Office, d. h. in Aktenschränke und Dokument-Rahmen beginnen. Ihrerseits scannt Ihr Team, was derzeit per Workflow-Automatisierung-Regeln kommt. Nach der Auflösung von die oben genannten Problemen, können Sie nun in Verhandlungen mit einem potentiellen Anbieter eingeben. Ermöglichen Sie ihnen ein Ablaufdiagramm Detaillierung Ihres Geschäftsprozesses. Besprechen Sie Ihre Mängel, sofern vorhanden und die Maßnahmen zu deren Behebung. Elektronische Formulare (E-Formulare) sind ein wesentlicher Bestandteil dieses Projektes. Immer gehen für eine maßgeschneiderte Lösung nicht diejenige, die Firma A oder B verwendet wird.