Ich habe einen sehr großen Aktenschrank, und ich hasse Einreichung. Jeden Tag bin ich mit neuer Mail, Junk-Mail, Rechnungen, Patientenakten, Broschüren, Handbücher, Schule arbeiten, Investitionen überschwemmt. Sie nennen es. Diese Papiere am Ende gestapelt in Haufen auf meiner Aktenschrank. Ich sage immer mir, "Morgen ich kümmern werde." Sie wissen, wie das geht. Tomorrow never comes.
Da ein techy Geek, entschied ich mich zu sehen, ob ich alle meine Dokumente speichern konnte nur auf meinem Mac. Festplattenspeicher ist so lächerlich billig, dass es das Potenzial hat, das wirklich die Art ändern, wie, die ich mit meinem Papier-Tsunami umgehst.
Ich habe versucht eine Reihe möglicher Lösungen. Anstatt Sie mit meinem Versuch und Irrtum zu langweilen, werde ich Ihnen geben, was ich kam mit. Zögern Sie nicht, was ich euch hier zeige nach Ihren eigenen Bedürfnissen anzupassen.
Zunächst benötigen Sie einen Mac. Nun, yo u brauchen wirklich keinen Mac aber dieser Anleitung ist alles über das tun dies mit einem Mac. Wenn Sie einen PC haben leider müssen Sie woanders suchen.
Papier bekommen in Mac
Gut, so dass Sie die erste Bewährungsprobe bestanden. Sie haben einen Mac. Jetzt müssen Sie das Papier in Ihrem Mac zu erhalten Es gibt ein paar Möglichkeiten, wie, die Sie dies tun können.
Smartphone
Ich begann das Experimentieren mit meinem digitalen Aktenschrank mit meinem iPhone. Ich würde ein Foto von einem Dokument und speichern Sie es auf meinem Mac. Wenn Sie nur Herumspielen und bereits ein iPhone haben, können Sie alles tun werde ich Ihnen zeigen. Der einzige Nachteil ist die Geschwindigkeit und Qualität scannen.
All-in-one Drucker / Flachbett-Scanner
Es gibt eine Boot-Last aller in einem Scanner auf dem Markt. Sie werden in der Regel ein Blatt zu einem Zeitpunkt auf einen Flachbettscanner tun. Etwas mehr Highend diejenigen tun Doppel Blatt und haben ein Vorlageneinzug. Ich benutze einen Canon-Drucker (TK), der funktioniert ganz gut und macht einen relativ guten Job Scannen von Dokumenten. Wieder ist die größte Nachteil dieser Geschwindigkeit.
Eine voll auf Dokumentenscanner
Dies ist der Mac-Daddy, wenn du gehst zu gehen papierlos. Diese Scanner sollen durch Stapel von Dokumenten wie Butter schneiden. Es gibt ein paar auf dem Markt. Ich habe persönlich an der Neat-Scanner und der Fujitsu-Scanner sah. Beide werden Ihre Welt rocken. Sie können bis zu TK Seiten pro Sekunde scannen.
Für meine digitalen Aktenschrank verwende ich den Neat-Scanner.
Software
Für die einfachste Einrichtung müssen Sie nicht viel in Software zu investieren. Wenn Sie mit einem Scanner ich gehen oben erwähnt habe, kommen sie mit Software für immer Papier in Ihrem Mac. Darüber hinaus Sie Software, für die Einreichung Sie brauchen ein paar mehr Dinge.
Dropbox
Dropbox ist ein Wunder. Wenn Sie noch auf Ihrem Mac installiert haben, sind Sie wirklich verpassen. Dropbox erstellt einen Ordner auf Ihrem Mac. Bei Verwendung von Ihrem Dropbox-Ordner werden Ihre Dateien magisch auf jedes andere Gerät, das Sie mit Ihrem Dropbox-Konto verbunden haben. Es ist ein fantastischer Weg, Dateien zwischen Macs, iPhones und iPads zu teilen.
Andere optionale Software
Diese Software ist nicht notwendig, aber es wird Ihr Leben ein wenig leichter machen. Ich gebe Ihnen eine kurze Beschreibung der einzelnen hier. Später, wenn wir über den Workflow sprechen können wir graben, in jeweils veranschaulicht.
Hazel
Denken Sie an Hazel als Ihr Assistent. Hasel überwachten Ordnern und nehmen Sie Aktionen auf Dateien, die auf der Grundlage von Regeln. Ich benutze es, um nach Dateien mit bestimmten Dateinamen zu sehen und sie automatisch in den entsprechenden Stellen in meinem digitalen Aktenschrank Datei.
TextExpander
Text-Expander ist ein Dienstprogramm, das Ihnen erlaubt, Tastenkombinationen, um sich wiederholende Aufgaben zu duplizieren erstellen. Zum Beispiel wenn Sie sich Ihre Adresse viel Arbeit finden, Erstellen eines Text-Expander-Ausschnitts wie Addr dann, wenn Sie Addr eingeben, Text-Expander wird es mit ersetzen Ihre vollständige Adresse.
Goodreader
Wenn Sie ein iPad haben, ist Goodreader ein genial-Dienstprogramm zum Anzeigen aller PDF-Dateien Sie erstellen und speichern in Ihrem digitalen Aktenschrank. Es ist eines jener Schweizer Armee Messer iPad apps, dass ich buchstäblich jeden Tag benutzen.
Prep-Arbeit
Bevor wir die digitale Einreichung beginnen, lassen Sie uns unser System etabliert. Wenn Sie nicht bereits getan haben, installieren Sie Dropbox und erstellen Sie ein Dropbox-Konto.
Erstellen Sie einen Ordner namens "1 Scans" in Ihren Dropbox-Ordner. Dies wird als Posteingang fungieren. Ich benutze die Nummer 1 im Titel, so dass es immer an der Spitze meiner sortierte Liste erscheint. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie dies auf Ihrem iPad und iPhone verwenden.
Erstellen Sie einen Ordner "Records" in Dropbox. Dies ist Ihr Aktenschrank. Nachdem dieser Ordner erstellt wurde, zu organisieren wie man will. Hier ist die Struktur, die ich benutze. Zeichnet persönliche Ordner (z.B. medizinische)
Fühlen Sie sich frei zu verwenden, was auch immer Sie denken Struktur für Sie am besten funktioniert. Gehen Sie nicht zu verrückt mit geschachtelten organisierten Ordnern aber. Warum? Nun, denken Sie daran, dies ist ein digitales System. Spotlight können Sie für jedes beliebige Dokument suchen.
Verwenden Sie die Neat oder Fujitsu Scanner kommt die Software mit optischen Charakter-Recogniztion-Software (OCR). Diese Software wird das gescannte Bild in tatsächlichen Text konvertieren, die vom System indiziert ist. Also, eher als kümmern, wo Ihre letzte Telefonrechnung ist, starten Sie ins Rampenlicht und geben Sie 2013 April Verizon und