İşletmeler, kuruluşlar ve önemli bilgiler dikkat çekmek bireylerin büyük çoğunluğu iyi doküman yönetim sistemi olması gerekir. Bu şekilde, onlar güvenliğini sağlamak dosya, paylaşmak veya hayati bilgileri alabilirsiniz. Ama belge yönetimi anlamı ne?
Hangi işler, depolar veya içinde bulunan bilgi ve belgeler kurtarır organize bir sistemdir. Basılı kopyaları veya kağıt belgeler söz konusu olduğunda, işlem dolgu olarak da bilinir.
Belge yönetimi dahil elektronik üretim, alma veya önemli evrak ve eğe depolama teknikleri modern versiyonu fikir. Bu şekilde, bu dosyaları belirli bir güvenlik sağlanır. Ama belge yönetimi sadece kağıt belgeleri anlamına gelmez veya dosyalar taranır. Ayrıca, e-postalar, video veya ses dosyaları, raporları, fakslar, grafikler, yazı tipleri veya görüntülerin başka bir türü içerir.
Belge yönetimi yazılımı başa başlangıçta bürolarında kağıt kullanımını azaltmak için tasarlanmıştır. Bu model mükemmel bir zor fark, daha yeni sürümleri kağıt ve elektronik dosya yönetimi dahil. Her kuruluş, kendi ihtiyacı olduğundan, yönetim sistemleri yönetme veya bilgi sıralama belirli özelliklerini işlemek için oluşturulmuştur.
Bankacılık Sektörü için örnek alalım. Bankalar artık iptal edilen Çekler ile birlikte banka bildirimleri göndermek zorunda, onlar onay dijital kopyalarını oluşturabilirsiniz ve ihtiyaç halinde, onlar yazdırabilirsiniz. Tabii ki, banka kayıtları için bir kopyasını da korur. Gerçek çek özel bir konumda muhafaza veya banka'nın ihtiyaçları ve arzuları bağlı olarak yok.
Başka bir örnek reklam ajansları vardır. Sunum ve film şeritleri için Premium alanı kullanmak yerine, onları dijital bilgi dönüşümü. Bile en karmaşık reklam kampanyası dosya ve klasörleri bir çift koymak, bilgisayarında sakladığı ve erişilen veya yazdırılan her gerekli.
Belge yönetimi gerçekten bir hayat daha kolay yapabilirsiniz. İşverenler sınıflandırır ve her zaman erişilebilir hale getirme bilgileri depolayan sistem yardımı ile daha kolay iş fırsatı var. Belge yönetimi ile zaman, mekan ve para kaydedebilirsiniz. Aynı zamanda işyeri stresi azaltır ve etkinliğini artırır söz değil.
Özel ihtiyaçlar için açık kaynak
Açık kaynak yazılım korunan kaynak kodu içerme bilgisayar programları belirtir. Bu, bir program oluşturulma biçimini görmek ve kendi kişisel gereksinimlerini karşılamak amacıyla kodunu değiştirmek için fırsat kullanıcılara sağlar. Bu tür yazılımlar, özel mülk yazılım için iyi bir alternatiftir. İkinci durumda, kaynak kodu genellikle, engelleyen istenmeyen değişiklikler korunur ve tersine mühendislik.
Açısından açık kaynak belge yönetim sistemi, içerik yönetim sistemleri de içerir. Bu özellik, veri depolama, kullandığı herhangi bir kuruluşta durumunda büyük bir kaynaktır. Bir iş, uzaktan erişime izin verin ve diğer bir yerden bilgi sunmak amacıyla bir CMS kullanır. Ama aynı zamanda çeşitli şekillerde belgeleri için rekabet yönetimi yardımcı olabilir.