Yıl yıl şirket büyüdükçe dijital belgelerin çeşitli etrafında yüzen dağını da öyle (ve bazen karanlık) sunucularında bulunan klasörlere. Birçok durumda, birden fazla çalışan aynı belgeler arasında birçok bölüm kullanabilir.
Belge işbirliği
Verilen bu yaptığımız bu gün hemen hemen her bilgisayar, dizüstü bilgisayar veya el cihazı nasıl çalışanların farkında değiller çünkü aynı işi tekrar tekrar yineleniyor olduğunu emin yapabilirsiniz üzerinde depolanan bu benzer belge, resim, video vb zaten şirket sunucularında bir yer var mı?
Sadece orijinal belgelerin depolanması için dosyalama dolapları kullanmak mantıklı olarak, yönetim bilgi sistemi (MIS) bazı formda dijital belgeleri depolamak için eşit mantıklı geliyor.
Ancak, evrensel depolama sürücüsü veya gerekli tüm çalışanların erişimi olan klasör oluşturma konusunda kaybedecek vaktimiz var mı? Ayrıca, nasıl aynı belge birden çok kez farklı bir başlık altında saklanan değil emin olabilirim?
İçerik yönetim sistemleri
Şirketler kendi özgün belgeleri depolamak için yer olmadığında-onlar normalde outsource bu güvenli belge depolama şirketi için. Ancak, size de ayni tip-in depolama tesisleri dijital belge ve ürünler için kullanabilirsiniz olduğunu biliyor muydun?
Bu özel belge depolama şirketi onlar belgelerinizi vb başlıklar veya etiketleri belgelerin içeriği kullanıcıların kolay bir şekilde organize edebilecektir olduğunu dış kaynak güzellik. Bu bilgi için daha fazla kullanıcı dostu - tüm bilgileri bu bir sistem veya yerde saklanan varsayarak aramayı kolaylaştırır.
Bu sistemler depolama genellikle 'İçerik yönetim sistemleri' (CMS) olarak da adlandırılır ama sık sık kalitesi ile sınırlıdır ve aslında onları ve geleneksel olarak, sistem bu tür yapılan aramaları depolanmaktadır bilgi ölçüsü değildir her zaman kullanıcı dostu.
Burada birçok kişi aynı bilgileri kullanarak ve belki de ekleyerek veya sonucu değişiklik yapılmasına dair bir Holding aynı içeriği farklı sürümleri olabilir.
Dijital varlık yönetimi
Açılan kutuyu kullanarak içerik yönetim grubunun paylaşılan dosyalara daha kolay ama hala bir iş süreci yönetimi yerine belge düzgün güncelleştirildi ve sadece çoğaltılamaz emin olmak için olmak zorunda yapar. Kendi dijital varlık yönetimi ile başa çıkmak için bir dijital strateji şirketler olmalıdır.
Dijital varlık yönetimi yazılımı kullanımı yeni belgeleri geçerli dosyalarla karşılaştırma ve saklı sürümlerini güncelleştirme dijital bilgi, depolama işlemi hızlandırmak; ve sadece belgeler çoğaltma ve bunları farklı dosya adları veya sürüm numaraları saklamak.
Dosya içinde arama
Kullanıcılar normalde içerik üzerinde resimler, tam metin aramaları gibi arama istemcisi tarafından geleneksel türleri ile proje numarası, Kategori vb araması yapabileceğinizi sistemleri bu tür bir yararı olduğunu. Bu çalışanlar çok kısa bir alanda içinde gereksinim duydukları bilgileri ayıklamak izin iş akışını artırır.
Rekabetin önünde kalan her zaman çok önemli bir yönü, iş yönetimi ve hızlı eğilimleri hakkında ilgili belgeleri ve pazarlama stratejileri, sonra daha kolay ayak uydurmak için bulundu ve hatta rakiplerinizin geçmek. Çalışanlar daha az zaman harcamak zaman bilgi için arıyor onlar iş karlı ve maliyet-etkin kalır emin olmak için gerekli çalışma üretmek için daha fazla zaman olacaktır.