Många företag fortfarande använda Word-dokument som har skapats före ändringen filen förlängning av Office 2007. Dessa äldre dokument inblandade typist att trycka in två gånger för att skapa avstånd mellan punkterna. Det var också mycket vanligt att ange två blanksteg i slutet av varje mening. Huruvida du bör ha två blanksteg i slutet av en mening är fortfarande hett omdebatterat, men den moderna världen är lata och mest erkända praxis är idag att bara ett mellanslag.
Det är faktiskt ganska snabbt och enkelt ändra en gammal stil-dokument till en ny utan att behöva skriva hela. Mitt första tips är att du kontrollera ditt Visa/Dölj märkena är synliga. Detta låter dig veta när typist har tryckt på mellanslagstangenten, ange nyckel etc.
KONVERTERA FILNAMNSTILLÄGGET DOC TILL DOCX
1. Öppna det gamla dokumentet och klicka på fliken Arkiv
'Info' kommer att markeras i listan till vänster och den översta knappen till höger om det kommer att "Konvertera".
2. Klicka på konvertera
En meddelanderuta visas med en varning.
3. Klicka på OK
Dokumentet kan inte se något annorlunda, men det har nu nya filtillägget fäst vid den. För att ge det samma utseende som andra docx dokument, behöver vi uppdatera formatmallar.
UPPDATERA FORMATMALLAR
1. Klicka på fliken Utvecklare
Om din fliken Utvecklare inte visas följer du dessa steg:
a) klickar du på fliken Arkiv
b) Klicka på alternativ i listan till vänster
c) i rutan som öppnas, klicka på anpassa menyfliksområdet i listan till vänster
Du bör nu se på en låda som har tillgängliga kommandon till vänster och listan med band som du har till höger. Scan ner vilka band tills du hitta utvecklare. Som standard är detta band inte påslagen.
d) Klicka för att sätta en bock framför utvecklare
e) klickar du på OK för att stänga dialogrutan
Din utvecklare band bör nu vara synliga, så klicka på dess flik.
2. Klicka på dokumentmall gruppen mallar
3. sätta en bock framför automatiskt uppdatera dokumentformatmallar
4. OK rutan
Dokumentet bör plötsligt har mycket mer avstånd i den. Oroa dig inte; Vi kan snabbt ta bort alla extra stycketecken.
För att undvika oönskade stil uppdateringar, gå tillbaka till kommandot dokumentmall och ta markeringen av "Automatiskt uppdatera Dokumentstilar" och "OK" i dialogrutan.
TA BORT OÖNSKADE STYCKEAVSTÅND
Ta bort extra blanksteg och returnerar ska vi använda kommandot 'Ersätt'. Du hittar detta på menyfliken Home i gruppen redigering.
1. Klicka på kommandot Ersätt
I avsnittet "Hitta vad" vill vi berätta Word att leta efter två punkt märken.
2. Klicka på knappen "Mer"
3. Klicka på Special längst ned i dialogrutan
4. Klicka på stycketecknet - två gånger
Du bör se ∧p visas två gånger i rutan "Sök efter".
5. Placera markören i "Ersätt med" och sätta i en punkt Markera från listan speciell knapp
Du har nu höra ordet att hitta någon instans av retur trycks två gånger i rad och ersätta det med bara ett stycketecken.
6. Klicka på Ersätt alla
En meddelanderuta visas att berätta hur många ersättare har gjorts. Klicka på OK och sedan på Ersätt alla knappen igen. Upprepa detta tills meddelanderutan säger att det har varit 0 ersättare.
TA BORT OÖNSKADE DUBBLA MELLANSLAG I SLUTET AV MENINGAR
Du följer samma steg för att ta bort dubbla mellanslag i slutet av meningar, men denna gång i stället för att använda speciella knappen, kommer du använda din klaviatur för att låta Word vet vad du vill söka efter och ersätta.
1. Placera markören i 'Finna vad' och tryck på mellanslagstangenten på ditt tangentbord - två gånger
2. Placera markören i "Ersätt med" och tryck på mellanslagstangenten på ditt tangentbord - en gång
Ingenting kommer att läggas till i dialogrutan, men oroa dig inte; Word vet vad du vill.
3. Klicka på Ersätt alla
4. Fortsätt tills dialogrutan säger att ingen ersättare har gjorts
Inte upprepa gamla dokument om du vill uppdatera dem. Använda dessa kunskaper för att omvandla en gammal fil förlängning Word-dokument till en ny i mycket mindre tid.