Om du delar Excel-kalkylblad med andra människor, får du möjlighet att lämna kommentarer att förklara varför du har gjort något, eller att ställa frågor till andra användare när det gäller data. Plocka upp telefonen, eller skicka en lång email kan du sätta kommentarer till kalkylbladet. Kommentarer är väldigt lik klisterlappar som kan visas, eller tas bort. Du kan känna till grunderna för att lägga till kommentarer, men jag har tagit några mindre kända trick.
Dessa kunskaper kan användas i någon version av Excel även 2013 och 2007 version stegen kan vara lite annorlunda än de jag beskriver för Excel 2010.
Grunderna
Grundläggande kommandon för kommentarer kan hittas med hjälp av din rätt-klick menyn eller gruppen kommentarer på menyfliken recension. När du väljer ny kommentar, en ruta kommer upp som innehåller namnet på datorn (du kan ändra detta i fliken Allmänt i Excel-alternativ) och en markör som anger det väntar för dig att börja skriva. När du navigerar bort från cellen kommentarrutan kommer att försvinna och ersättas med en röd triangel i det övre högra hörnet. När du hovrar över en cell med en röd triangel, kommer kommentaren att visas.
Det finns knappar tillgängliga så att du kan navigera till nästa eller föregående kommentarer som ett kommando för att ta bort den aktiva kommentaren. Om du vill ta bort mer än en kommentar på en gång, använda Ctrl-tangenten för att markera alla relevanta celler och klicka på knappen Ta bort på menyfliken recension. Använd inte på Delete-tangenten på tangentbordet som detta kommer att radera innehållet i cellerna i stället för kommentarer.
Visning
Excel innehåller två olika kommandon för att visa dina kommentarer. De är båda växlar så klicka en gång för att visa kommentaren och klicka igen för att dölja den.
Visa/Dölj kommentar är kommandot för den aktiva cellen bara.
Visa alla kommentarer är för alla kommentarer i kalkylbladet.
Visa bläck gäller endast om du har lagt till pennanteckningar från en tablet PC.
Klaviatur snar vägen
Lägga till en ny kommentar eller öppna en befintlig:
1. Markera cellen
2. SKIFT + F2
Ändra kommentar teckensnitt och bakgrundsfärg
Detta är lätt att göra men måste göras genom ditt operativsystem inte i Excel.
För Windows 7:
1. Högerklicka på skrivbordet och välja Personifiera
2. Klicka på fönstret färg längst ned i rutan som öppnas
3. Klicka på avancerade inställningar för utseende
4. Under objekt, klicka på den nedrullningsbara pilen och välj ToolTip
5. Ändra utseendet på ToolTip
6. Klicka på OK
7. Klicka på Spara ändringar
Några kommentarer som redan finns kommer att förbli oförändrat, men nya tar på modifierade egenskaper.
Ändra form på kommentaren
Kommandot som tillåter dig att göra detta är inte i ett menyfliksområde, så du behöver lägga till din verktygsfältet Snabbåtkomst.
1. Välj fler kommandon från QAT drop-down
2. Ändra Välj kommandon från alla kommandon
3. Markera Byt figur och klicka på Lägg till för att inkludera det i din QAT
4. OK i dialogrutan
5. Markera cellen med kommentaren du vill ändra form på
6. Klicka på Redigera kommentar i menyfliksområdet
7. Musen längs kanten av kommentaren tills markören ändras till fyra sätt pilen och klicka sedan på
Om kommandot Byt figur du lagt till QAT fortsätter att vara upprepa "grå-out" steg 7. Kommentarrutan måste vara aktiv för kommandot för att vara användbar.
8. Klicka på knappen Byt figur och välja den form du vill
Lägga till en bild i bakgrunden av kommentaren
Detta innebär också att lägga till en extra knapp i verktygsfältet Snabbåtkomst. Följ de fyra första stegen som vi använde tidigare men denna gång lägga till kommandot Format.
Fortsätta efter steg 5 till 7
8. Klicka på knappen Format på QAT
9. Välj formatera kommentar längst ned i listan
10. Klicka på fliken färger och linjer
Om du bara har en Font-flik, gå tillbaka och repetera steg 7.
11. Klicka på listrutan bredvid färg och väljer Fyllningseffekter
12. Välj fliken bild och klicka sedan på Välj bild
13. Navigera till den bild du vill använda och välj det
14. OK båda dialogrutorna
Voila, har din kommentar nu en bild bakgrund.
Kommentarer är mycket användbart att dela dina tankar och idéer med andra eller helt enkelt för att påminna dig om saker du har gjort eller ska göra. Du kan behöva ändra formen eller lägga till en bild i bakgrunden, men kunskap är makt. Du vet aldrig när dem av dessa kunskaper kan vara precis vad du behöver.