En kontaktgrupp eller distributionslista i Outlook ger dig ett snabbt sätt att adressera ett e-postmeddelande till en grupp människor. Den traditionella benämningen för detta är distributionslista, men Microsoft ändrade det till kontaktgruppen för 2010 versionen av Outlook.
Om du regelbundet e samma grupp av människor (avdelning på jobbet, förening du tillhör, familjemedlemmar etc.) har du förmodligen upplevt sinne bedövande processen att lägga till en lång lista över mottagare i till, kopia eller Hemlig kopia rader varje gång du vill skicka en grupp e-post. Bild enkelt fästa en mottagare som innehåller namn på alla du vill inkludera i utskicket. Välkommen till kontaktgrupper.
Outlook 2010 eller 2013
1. Skapa gruppen kontakt och ge den ett namn
a) Klicka på kontakter i den nedre vänstra delen av skärmen för att gå till kontakt-modulen
b) på menyfliken Home i den nya gruppen, klicka på Ny kontaktgrupp
c) skriver du ett namn för din grupp
2. Lägga till medlemmar
a) Klicka på knappen Lägg till medlemmar i gruppen medlemmar i kontaktgruppen menyfliksområdet
b) medlemmarna kan vara i dina kontakter, eller en ny kontakt. Klicka på From Outlook-kontakter eller från adressboken tar dig till adressbok där du kan hitta medlemmar och lägga dem precis som du skulle om du att ta itu med ett mail. Om du klickar på ny e-postkontakt visas en dialogruta som låter dig lägga till ett namn och e-post. Det finns också ett alternativ som lägger till den nya personen i dina kontakter.
c) i gruppen medlemmar visas även en knapp som du kan använda för att ta bort medlemmar. Knappen Ta bort kommer också att göra detta.
3. Spara och stäng
en) på kontaktgrupp band, i gruppen åtgärder hittar du spara och stäng-knappen. Du kan också använda Alt + S tangenttryckning.
Outlook 2007
Processen påminner mycket om du arbetar i Outlook 2007 även om du nu letar efter distributionslista i stället för kontaktgruppen.
1. Skapa gruppen kontakt och ge den ett namn
a) Klicka på listpilen till höger om knappen "Ny" i verktygsfältet
b) Välj distributionslista från menyn
c) skriver du ett namn för din grupp
2. Lägga till medlemmar
a) Klicka på knappen Välj medlemmar i gruppen medlemmar i distributionslista menyfliksområdet
b) titta i din adressbok att hitta människor du vill lägga till i listan. Dubbelklicka på varje person att lägga till dem längst ner i rutan bredvid etiketten medlemmar. Klicka på OK.
c) om du vill lägga till någon som inte är i din adressbok, klicka på Lägg till ny. Detta gör att du kan lägga till ett namn och e-post och även välja att lägga till dem i dina kontakter.
3. Spara och stäng
a) på menyfliken distributionslista i gruppen åtgärder hittar du spara och stäng-knappen. Du kan också använda Alt + S tangenttryckning.
Om du tittar i dina kontakter hittar du en kontakt med namnet på din kontakt grupp eller distributionslista. Dubbelklicka på det om du vill öppna den och lägga till eller ta bort medlemmar. Du vet det är en kontaktgrupp i stället för en regelbunden kontakt eftersom det kommer att bli fet och kommer inte att ha någon annan information bifogas.
När du är redo att e-gruppen, adress e-post som du skulle någon annan email som gruppens namn lagras med alla dina andra kontakter.
Spara er besväret av manuellt lägga till mottagare i en grupp e-post, eller försöker hitta en befintlig e-post som kan du "svara alla" även om ditt meddelande har ingenting att göra med det gamla e-ämnet. Kom ihåg att arbeta smart inte hårt.