Um elemento-chave na gestão eficaz dos dados é um mapa global para o modelo de dados de dados de negócios. Uma empresa de fabricação nunca pensaria sobre a construção de um novo produto sem desenvolver um design detalhado e usando componentes comuns e partes de produtos existentes, se for caso disso. O mesmo vale para os dados. Entidades de dados, tais como cliente, ordem, produto, vendedor, mercado e empregado, são análogas aos componentes de um projeto detalhado de um produto. Assim como a planta detalhada para um produto mostra as relações entre os componentes, o modelo de dados mostra as relações entre as entidades de dados.
Um modelo de dados mostra as regras pelas quais a organização opera, como se uma ordem de cliente deve ser associado com um vendedor, um empregado deve ter um número de segurança social, ou o número máximo de funcionários subordinados a um supervisor.
Modelagem de dados envolve tanto uma metodologia e uma notação. A metodologia inclui as etapas que são seguidas para identificar e descrever entidades de dados organizacionais, e a notação é uma forma de mostrar a essas conclusões, geralmente graficamente. Gerentes devem participar integralmente nessas metodologias para garantir que os dados que você precisa são planejados para inclusão nos bancos de dados organizacionais e que os dados capturados e armazenados têm o significado de negócios necessários. Várias metodologias possíveis são introduzidas nos parágrafos seguintes, mas o leitor é referido por textos sobre gestão de banco de dados para uma discussão detalhada das notações de modelagem de dados.
O modelo de entidade-relacionamento é a notação mais comumente aceita para representar as necessidades de dados em uma organização. É constituída de entidades, ou as coisas sobre o qual os dados são recolhidos; atributos, os elementos reais de dados que devem ser recolhidos; e as relações, as associações entre entidades organizacionais. O modelo poderia ter os atributos do sobrenome do cliente, nome do cliente, rua do cliente, cidade de cliente, e assim por diante para representar os dados que iria ser capturados sobre cada cliente. Devido à sua natureza não-técnica, o ERD é uma ferramenta muito útil para facilitar a comunicação entre end users que precisam de dados e banco de dados designers e desenvolvedores que irão criar e manter o banco de dados. No entanto, um ERD não é suficiente para documentar as necessidades de dados.
Um ERD é apenas uma parte dos metadados, ou dados sobre dados, necessários para descrever inequivocamente dados para a empresa. Metadados de documentos o significado e a todas as regras de negócio que regem os dados. Por exemplo, alguns metadados sobre um atributo de nome do cliente que define este termo, state suas propriedades como comprimento máximo e o tipo de dados (caracteres alfanuméricos) que pode ter um valor de atributo, se cada cliente tem que ter um nome a ser armazenado no banco de dados, se o nome pode mudar em valor ao longo do tempo, se pode haver várias instâncias do nome, e quem tem direito a entrar e mudar o nome. Estas regras de metadados provêm da natureza da organização, para que os gerentes de negócios normalmente são a fonte do conhecimento para desenvolver estas regras. Você pode comprar as regras de negócio e metadados sistemas de software do repositório para ajudá-lo a gerenciar o normalmente milhares de elementos de metadados em uma organização. Regra de negócio de software geralmente abrange mais regras do que apenas aqueles que abordam dados (por exemplo, as regras que determinam quando certos processos de negócios devem ser utilizados ou que regem como processos
são feitas).