Perder menos facturas é um dos maiores benefícios de eliminar o papel do departamento de contas a pagar (AP), de acordo com um relatório recente do PayStream conselheiros.
'Captura de dados para o contas a pagar - transformando documentos em negócio pronto dados' publica os resultados de uma pesquisa concluída por 300 profissionais da AP, com 31 por cento, destacando a redução da quantidade de faturas perdidas como um grande ganho.
Nos últimos anos tem visto um crescente movimento de facturação electrónica em público e sector privado e em toda a indústria e os mercados. Não obstante e novamente como relatório PayStream conselheiros, 52% das faturas de business-to-business ainda chegam em formato de papel - e que é uma quantidade considerável de papel para manipular quando se considera o volume de facturas enviadas e recebidas anualmente. A economia em rede coloca este número na Europa transferência entre empresas e governos em 3,2 bilhões e estima que estes 20 por cento são facturas electrónicas. Isso significa, porém, que facturas de papel 2,56 bilhões ainda estão voando por toda a Europa todos os anos.
Isso é uma enorme quantidade de potencial perdido na factura.
Captura de documentos através de digitalização, captura de dados de tecnologia de OCR (reconhecimento óptico de caracteres) e fluxo de trabalho automatizado pode eliminar este risco. Com segurança capturado e armazenado eletronicamente, não há nenhuma chance de mislaying fisicamente a factura, ou de 'perder' durante o processamento por erro de transposição - e perfeita integração com a linha de sistemas de negócio e terceiros remove a necessidade de entrada de dados manual e chaveamento para esses sistemas.
Automatizando traz uma série de outros benefícios para o departamento de AP.
Em sua publicação 'Do the Shadows para a vanguarda - automação de AP e a visão estratégica' a organização de pesquisa e análise Aberdeen Group informa sobre uma pesquisa de 100 financeiro serviços executivos, e quem colocou a dificuldade de encontrar e gerenciamento de documentos em papel como a questão da liderança frente para departamentos de AP. Conselheiros PayStream demarcar mais rápida aprovação de facturas, a produtividade dos funcionários aumentou e os custos de processamento entre os principais benefícios.
Blogs recentes se concentraram em um número de ocasiões como uma solução de gerenciamento de nota fiscal pode ajudar organizações eliminar os atrasos nos pagamentos - em parte porque há tanto na imprensa no momento sobre as iniciativas do governo de repressão sobre os contribuintes atrasados, mas também porque eliminar os atrasos nos pagamentos é uma exigência que aparece repetidamente nos departamentos de AP.
E eliminar pagamentos duplicados é outra grande vantagem de seguir de automatizar. Seja devido a erro genuíno ou fraude, pagamento indevido é uma grande dor de cabeça para muitas organizações - é considerado que pagar mais, quase um quarto. A empresa de serviços de informação Experian estima que conselhos desperdiçar até £147 milhões por ano através de contas a pagar mais de uma vez.
Através da remoção de papel do sistema e automatizar o processamento, muitas das questões que podem levar a pagamentos sendo feitos mais uma vez também são removidas:
duplicar a factura validação usando uma combinação de valores de chave de dados, compra de correspondência de ordem (PO) e on-line de codificação e autorização para faturas não-PO regulada por meio de processos de negócios definidas e aplicadas faturas duplicadas são rejeitadas e roteadas para resolução;
alertas de assegurar que as discrepâncias são resolvidas dentro do prazo de crédito e acesso 24/7 de qualquer lugar na organização significa que consultas são resolvidas rapidamente;
Ferramentas de BI (business Inteligence) podem identificar registros duplicados do fornecedor;
e como as facturas estão prontas para pagamento mais rápido com dados postados automaticamente para o sistema financeiro, há muito menos chance de receber facturas re-emitidas.