Como empresas crescem ano a ano assim como a montanha de documentos digitais, flutuando em vários (e às vezes obscuro) pastas em servidores. Em muitos casos, vários funcionários podem usar os mesmos documentos em muitos departamentos.
Colaboração de documentos
Dado que quase tudo o que fazemos hoje em dia é armazenado em um computador, laptop ou dispositivo portátil, como você ter certeza de que o mesmo trabalho não é ser duplicado repetidamente porque os funcionários estão cientes que um documento similar, imagem, vídeo etc já existe em algum lugar sobre os servidores da empresa?
Assim como faz sentido usar armários para o armazenamento de documentos originais, faz sentido igual para armazenar documentos digitais em alguma forma de sistema de informações gerenciais (MIS).
No entanto, você tem o tempo a perder com a criação de uma unidade de armazenamento universal ou pasta para o qual todos os funcionários necessários têm acesso? Além disso, como você pode ter certeza de que o mesmo documento não está armazenado mais uma vez, sob um título diferente?
Sistemas de gerenciamento de conteúdo
Quando as empresas não têm espaço para armazenar seus próprios documentos originais, eles normalmente irei terceirizar isto para uma empresa de armazenamento seguro de documento. No entanto, sabia que você também pode usar o mesmo tipo de instalações de armazenamento para seus produtos e documentos digitais?
A beleza da terceirização para uma empresa de armazenamento de documentos especializados é que eles serão capazes de organizar seus documentos, etc. de uma forma que torna mais fácil para os usuários pesquisem sobre o conteúdo dos documentos não em títulos ou tags. Isto torna a pesquisa para obter informações mais usuários amigáveis - assumindo que todas as informações relevantes são armazenadas neste um sistema ou lugar.
Estes sistemas de armazenamento são geralmente chamados de 'Content Management Systems' (CMS), mas muitas vezes são limitados pela qualidade e medida de informação realmente sendo armazenada neles e tradicionalmente, pesquisas feitas nesses tipos de sistema não são user-friendly.
Onde muitas pessoas estão usando as mesmas informações e talvez acrescentando-lhe ou que isso altera o resultado pode ser um conglomerado de diferentes versões do mesmo conteúdo.
Gerenciamento de ativos digitais
Usar uma gota-caixa faz conteúdo compartilhado de gestão do grupo de arquivos um pouco mais fácil, mas ainda tem de ser uma gestão de processos de negócio no local para certificar-se que documentos são atualizados corretamente e não apenas duplicados. As empresas precisam ter uma estratégia digital para lidar com a gestão de seus ativos digitais.
O uso do software de gerenciamento de ativos digitais pode simplificar o processo de armazenamento de informações digitais, comparando novos documentos com arquivos atuais e atualizando as versões armazenadas; e não apenas duplicar documentos e armazená-los com nomes de arquivo diferentes ou números de versão.
Busca dentro de arquivos
Um benefício adicional desses tipos de sistemas é que os usuários podem normalmente pesquisar sobre o conteúdo em arquivos, com pesquisas de texto completo, bem como os tipos tradicionais de pesquisas pelo cliente, número do trabalho, categoria etc. Isso aumenta o fluxo de trabalho permitindo que empregados extrair as informações que precisam dentro de um curto espaço de tempo.
Ficar à frente da concorrência é sempre um aspecto muito importante de gestão empresarial e o mais rápido que os documentos pertinentes, sobre as tendências e estratégias de marketing é encontrados então mais fácil é para acompanhar e até mesmo superar seus concorrentes. Quando os empregados passam menos tempo procurando as informações que eles precisam eles terão mais tempo para produzir o trabalho necessário para garantir que o negócio continua a ser rentável e econômica.