Det kan komme som et sjokk for alle e-rusavhengige, men det er tider når e-post ikke er en passende form for kommunikasjon. Noen ganger kan krever en situasjon enten en mer formell eller en mer personlig tilnærming.
Sender email er enkel - så uanstrengt, faktisk, at det gjør for en ofte misbrukt kommunikasjonsverktøy. Det er imidlertid noen situasjoner når denne formen for kommunikasjon ikke skal brukes. Det kan ikke være erstatning for et brev, et besøk eller en telefonsamtale!
Ikke bruk den hvis en melding du prøver å formidle konfidensiell. Det er en god grunn hvorfor presidenten i USA ikke bruker e-post: det er ikke en sikker form for kommunikasjon! Hvis du ønsker noe konfidensiell å bo på den måten, ikke skrive det i en e-post!
Email er aldri virkelig "private" - selv om du sletter "følsom" e-postmeldingen du har sendt eller mottatt, det er sannsynligvis en kopi av e-postmeldingen sted. Når du sender e-postmeldingen, kan du aldri få den tilbake!
Ikke sende noe personlig, sensitiv eller "sta" mens du er på din arbeidsplass. Arbeidsgiveren din eier alle din arbeidsplass e-kommunikasjon. E-post kan bli overvåket og tilgang til, og du kan enkelt få deg i varmt vann.
Benytter email for å bryte dårlige nyheter er bare dårlig form. Informere død eller alvorlig sykdom via e-post. Ikke bryte med noen via e-post! Email er et verktøy som er altfor upersonlig og blottet for følelser for det formålet. Noen opplysninger bør bli mottatt i person!
Ikke send en epost avbryte i siste minutt! Ringe og be personen direkte at du avlyser en hendelse eller et arrangement. Hvis informasjon ikke kan vente, er e-post ikke et passende medium å kommunisere haster.
E-posten er ikke et passende medium for pengeinnsamling en umiddelbar reaksjon eller kommunisere komplisert instruksjoner. Du må sørge for at alle involverte parter bekrefte deres forståelse av emnet som haster eller komplekse, og innebærer forhandling eller en lignende form av mellommenneskelig kommunikasjon. Ansikt til ansikt samtale eller en telefonsamtale er den eneste måten å unngå mye av unødvendige frem og tilbake med e-post- og mulige misforståelser.
Hvis e-posten du skriver vind opp lenger skriftlig sider, gi opp: at emnet er bedre å bli diskutert i person eller en telefon - ikke send som e-post!