MAPPER
Opprette fire mapper med følgende navn:
ACT - oppfølging
ACT - ventende
ACT - leser
ACT - reservasjoner
Disse mappene er for midlertidige e-poster som må behandles før du overfører dem til permanent mappene.
Nå opprette permanent mapper for typer e-post du skal få eller mottar regelmessig. Bruk firmanavn, når mulig, for enkel identifikasjon. For eksempel "eBay", "Rogers", "Ontario Hydro" og så videre. Merk: Hvis du regelmessig kjøper varer fra et bestemt firma, sette opp en permanent mappe for den. For eksempel "Walmart". Du kan også opprette en generell "Holde" mappe for diverse emails.
LAGRE E-POST
Når du lagrer e-postmeldinger i en mappe, markere e, klikk "Flytt til" og velg mappen du vil flytte e-posten til.
DAGLIG
Hver dag, gjør du følgende for å beholde din email oppdatert:
1. Klikk mappen "Sendt". Dette er kopier av e-postmeldinger som du sender. Flytt hver og en inn i mappen som er knyttet til prosjektet eller problemet.
2. Klikk mappen "Søppel". Sjekk hver email å sørge for at det virkelig er søppelpost. Hvis ikke, Merk e-post og velg "Ikke søppelpost"-knappen. Deretter slette gjenværende søppelpost.
3. Klikk "Papirkurv" mappen. Gjenta prosessen som du gjorde for søppelpost mappen. Slett uønskede e i papirkurven.
4. Klikk mappen "ACT - oppfølging". Dette er e-post som krever noen handling fra din side. Når du har fullført oppgaven, flytte e-post til sin faste mappe.
5. Klikk mappen "ACT - ventende". Dette er e-postmeldinger som venter på noen handling. For eksempel en bekreftelsesmail noe du har bestilt online og du venter på å motta produktet. Når du har mottatt produktet, og problemet derfor er ikke lenger venter, flytte e-post til sin faste mappe.
6. Klikk "ACT - Les"-mappen. Dette er e-postmeldinger som du vil lese mer forsiktig. For eksempel en online tutorial du tar. Etter å ha lest e-post, kan du flytte den til sin faste mappe.
7. Klikk mappen "ACT - bestillinger". Dette er e-post om alle bestillinger du har gjort, som leier en bil eller booking et rom på et hotell. Når du er ferdig med dem, flytte dem til sin faste mappe.
EN GANG I MÅNEDEN
Måneden, si rundt første måneden, gå gjennom alle mappene og slette e-postene du trenger ikke lenger. Dette holder volumet av e-poster. Det gir deg en sjanse til å friske opp hukommelsen om bestemte prosjekter du arbeider på.
SAMMENDRAG
Det tar bare femten minutter å sette opp en epost arkivsystem som denne, men fordelene gjør så kan vare i mange år. Det vil gi deg større kontroll over din virksomhet, en bedre forståelse av ting du trenger å gjøre, en måte å finne bestemte e-post raskt og en følelse av tilfredshet av driverselskap din email godt.