Uavhengig av den enorme veksten av sosiale medier står E-post fortsatt som en av de 'De Facto' verktøyet for kommunikasjon. Ifølge en fersk undersøkelse blir mer enn 300 milliarder e-poster sendt over hele verden nesten på daglig basis. Men bruk av e-post er heller ikke uten problemer. Et økende antall e-postmeldinger er vanligvis ustrukturert og ukontrollert også, men de kan inneholde viktig informasjon for bedrifter og organisasjoner. Og dette er hvor betydningen av lagre e-postmeldinger kommer inn i bildet. Likevel, bare ta sikkerhetskopi av e-post eller lagre dem er ikke nok, fordi i i dags søksmålet vennlig verden, du også trenger å vite de riktige måtene å lagre og beholde e-postmeldinger, slik at du er i stand til å produsere dem når det er en akutt behov. Og det er akkurat når du trenger en robust Sky lagring sikkerhet å møte tre betydelige utfordringene av e-bruk som lagring, kravoppnåelse og intern behandling, uten å bli dypt inn i andre tilknyttede komplikasjoner å administrere og vedlikeholde en in-house e-post arkivering system.
En ekstern e-post arkivet er dermed kategorisk utformet for å fange den hele utstrekningen av aktiviteter som utgjør et bestemt prosjekt. Faktisk kan i detaljer, som presenteres i en bestemt e-posttråd dermed skisse en total bilde av prosjektet, rett fra beslutningsprosesser, til genesis av en markedsføringskampanje, rett fra design utviklingen av et bestemt produkt til sin livssyklus. Enkelt sagt, i en rekke måter som e-post arkivet representerer vanligvis IP i enhver organisasjon. Unødvendig å si at de organisasjonene bør ha muligheten til å gjøre e-post tråder tilgjengelig når det er noen akutt behov derav en sky basert e-post arkiv løsning står som en av mest ettertraktede løsninger. For å gjøre ting enklere, å forenkle tilgang, forståelsesfull søkeverktøy og også ustanselig tilgjengelighet av data står som de rudimentære elementene av vertsbaserte arkivering løsning.
Cloud lagring sikkerhet spiller også ganske svimlende rolle i skjerming intellektuell eiendom. Rask tilgang til arkiverte og godkjent e-dokumentere kan faktisk hjelp i å bekrefte patent beholdning.
Det er ingen fornektelse av det faktum at dagens forretningsmiljø dermed kaller for en smidig og effektiv melding arkiv-system som er kostnadseffektiv og også lett tilgjengelig. Sømløs søkefunksjoner sammen med effektiv henting anlegget for å oppnå de regulatoriske behovene har nå blitt behovet for time.
Men å velge bare noen e-post arkiv løsning er ingen bruk derav organisasjonene må være selektiv når det kommer til poenget med å velge den beste løsningen for e-post arkiv på skyen
Her er noen tips-
Ta en titt på omfanget av arkivering: ta en nærmere titt på arkivering omfanget for å holde deg unna de ineffektive. Vurdere om løsningen er i stand til å lagre og hente alle e-komponenter, inkludert versjoner, vedlegg, kopier og metadata.
Vurdere Ergonomic og utformingen av apparatet: arkivering løsning passer i sømløst med daglige arbeidsflyten og med andre programmer, som banken du på? For eksempel, hvis du utveksle meldinger med Microsoft Outlook, velger du deretter en arkivering enhet som vil være i stand til å arkivere meldinger, og søk etter andre tidligere meldinger i Outlook.
Skalerbarhet: E-post arkiv løsningen som du velger skal kunne skalere dynamisk for å møte større volumer av meldinger, flere brukere, nye regulatoriske krav, samt endringer i organisasjonspolicyer.
Tilgjengelighet: En tilgang til innholdet i arkivet bør også være tilgjengelig for alle legitime brukere fra hvor som helst og når som helst.