Voordat we in wat kosten bijhouden van software voor uw bedrijf kan doen, laten we een stap terug te nemen en zien wat de normale procedure voor een reizende uitvoerende macht in te dienen een onkostendeclaratie en aanspraak maken op vergoeding en de rol van de rest van de belanghebbenden in het proces.
De reizende medewerker eerste vorderingen voor de reis via een e-mail of met een papier-toepassing. De supervisor/manager hecht zijn goedkeuring aan het verzoek en de werknemer gaat naar de derde-partij reizen Bureau en het Bureau van de valuta voor reizen boeken en één of andere munt respectievelijk tekening. Eenmaal terug van de reis, de werknemer vervolgens te van een onkostendeclaratie met behulp van spreadsheet-software typen, hecht de relevante ontvangstbewijzen, en hetzelfde naar de manager verzendt. De manager controleert het verslag en doorgestuurd naar de accountant die vervolgens voldoet aan de terugbetaling vordering.
Zoals we zien kunnen, zijn er verscheidene verschillende hulpmiddelen gebruikt om het proces te voltooien en in sommige gevallen, zelfs met behulp van externe partijen. Wat zijn de problemen met deze benadering?
Ten eerste, kosten verslag schepping is niet een eenvoudige taak. Aangezien het aantal kosten toenemen, doet het werk van de werknemer, productiviteit te doden als dit werk, dat op zijn best een bijkomende activiteit vormt, is interfereren met functiegroepen.
Vervolgens kan met behulp van derden leiden tot een stijging van de kosten.
Dan komt ontvangst beheer, waar werknemers moet zorgvuldig verzamelen en houden van elke ontvangst om hen later met de onkostendeclaratie verzenden. Eventuele ontbrekende ontvangst zal leiden tot gebrek aan betaling.
En dan, is er een van de grootste problemen met dit proces - gebrek aan zichtbaarheid. Vanwege de meerdere systemen op het werk is zichtbaarheid over het proces zeer moeilijk te bereiken. Op te stellen rapporten, heeft gegevens uit meerdere bronnen om te worden verzameld, die is een gigantische taak op zich.
Ten slotte, dit langdradig proces zonder veel hulp van technologie zal creëren enorme werklast voor iedereen.
Dus, wat is het alternatief?
Het alternatief is het gebruik van on line kosten bijhouden van software die is een web-gebaseerde softwareapplicatie die met het beheer van alle activiteiten van een enkele interface helpt. Het automatiseert taken en bespaart tijd voor de belanghebbenden. Het geeft ook de handige werknemers en minder tijd-nemen opties voor het voorbereiden van vóór de reis vorderingen, onkostennota's en het beheer van de ontvangst.
Aangezien het is een centraal systeem, rapportage wordt gemakkelijker ook. De software wordt geleverd met zijn eigen rapportage module met gebruikers te bereiden rapporten in geen tijd met een paar klikken. Aangezien het is een online applicatie, kan het overal worden betreden van, dat is een zegen voor de reizende medewerkers. Ze niet hoeven te wachten tot ze terugkomen om te bereiden alle kosten in een keer. Ze kunnen kosten maken als ze hen maken en koppelen van een foto van het ontvangstbewijs als bewijs.
Extra reis boeken module kan worden toegevoegd aan deze software te elimineren de noodzaak om derde partijen hulp te zoeken. Gebruikers kunnen hun tickets zelf met behulp van een vertrouwd booking engine alleen boeken. Al met al, fungeert het als de single-stop-shop voor alle kosten managementactiviteiten.