Als u Excel-spreadsheets met anderen deelt, kunt u de optie om commentaren uit te leggen waarom u iets hebben gedaan, of om vragen van de andere gebruikers met betrekking tot de gegevens te verlaten. In plaats van het oppakken van de telefoon, of een lange e-mail kun je opmerkingen op het werkblad. Opmerkingen zijn zootje zoals kleverige nota's die kunnen worden bekeken, of verwijderd. U weet misschien de basisprincipes van het toevoegen van opmerkingen, maar ik heb ook een paar minder bekend trucs.
Deze vaardigheden kunnen in geen enkele versie van Excel worden gebruikt, hoewel de 2013 en 2007 versie stappen kunnen een beetje anders dan degene die ik voor Excel 2010 beschrijven ben.
De grondbeginselen
De basisopdrachten voor opmerkingen kunnen worden gevonden met behulp van uw Klik met de rechtermuisknop-menu of de groep opmerkingen op het lint Review. Wanneer u nieuwe opmerking kiest, wordt een vak weergegeven waarin de naam van de gebruiker van uw computer (u kunt dit wijzigen in het tabblad Algemeen van de Excel-opties) en een cursor die aangeeft dat het wacht op u om te beginnen met typen. Wanneer u ergens buiten de cel navigeert het opmerkingsvak zal verdwijnen en worden vervangen door een rood driehoekje in de rechterbovenhoek. Telkens als die u de muisaanwijzer op een cel met een rode driehoek, wordt de opmerking weergegeven.
Er zijn knoppen beschikbaar waarmee u kunt navigeren naar de volgende of vorige opmerkingen, alsmede een opdracht voor het verwijderen van de actieve commentaar. Wilt u meer dan één commentaar per keer verwijderen, gebruikt u de Ctrl-toets alle relevante cellen selecteren en klik vervolgens op de knop verwijderen op het lint Review. Gebruik de Delete-toets op het toetsenbord niet zoals dit van de inhoud van de cellen in plaats van de opmerkingen verwijderen zal.
Bekijken
Excel biedt twee verschillende opdrachten voor het weergeven van uw opmerkingen. Ze zijn beide knevels dus klik eenmaal om de Toon van de opmerking en klik nogmaals om het te verbergen.
Weergeven/verbergen commentaar is de opdracht voor de actieve cel alleen.
Toon alle commentaar is voor alle opmerkingen in het werkblad.
Toon dat inkt is alleen van toepassing als u aantekeningen in inkt van een tablet PC hebt toegevoegd.
Sneltoets
Voeg een nieuwe reactie of open een bestaande publicatie:
1. Selecteer de cel
2. Shift + F2
Het commentaar lettertype of de achtergrondkleur wijzigen
Dit is gemakkelijk te doen, maar moet gebeuren via uw besturingssysteem niet in Excel.
Voor Windows 7:
1. Met de rechtermuisknop op het bureaublad en kies Personaliseer
2. Klik op vensterkleur aan de onderkant van het venster dat wordt geopend
3. Klik op geavanceerde instellingen voor vormgeving
4. Onder Item, klikt u op de pijl omlaag en kies ToolTip
5. Wijzigingen aanbrengen in het uiterlijk van de ToolTip
6. Klik op OK
7. Klik op wijzigingen opslaan
Eventuele opmerkingen die reeds bestaan zullen blijven ongewijzigd, maar nieuwe zal nemen op de gewijzigde eigenschappen.
De vorm van de opmerking wijzigen
De opdracht waarmee u om dit te doen is niet op een lint, zodat moet u het toevoegen aan uw werkbalk Snelle toegang.
1. Kies meer opdrachten in de vervolgkeuzelijst van QAT
2. Kies opdrachten uit op alle opdrachten wijzigen
3. Markeer vorm wijzigen en klik op toevoegen als u wilt opnemen in uw QAT
4. OK in het dialoogvenster
5. Selecteer de cel met de opmerking die u wilt wijzigen de vorm van
6. Klik op Opmerking bewerken in het lint
7. Beweeg uw muis langs de rand van de opmerking totdat de cursor verandert in de pijl met vier richtingen en klik vervolgens op
Als de opdracht van de vorm wijzigen die u toegevoegd aan de QAT nog steeds herhaal 'greyed-out' stap 7. Het commentaarvak moet actief voor de opdracht als bruikbaar zijn.
8. Klik op de knop vorm wijzigen en kies de gewenste vorm
Een afbeelding toevoegen aan de achtergrond van de opmerking
Dit houdt ook een extra knop toe te voegen aan de werkbalk Snelle toegang. De eerste vier stappen die we eerder gebruikt maar ditmaal toevoegen met de opdracht Format.
Blijf volgen stappen 5 tot en met 7
8. Klik op de knop indeling op de QAT
9. Vanaf de onderkant van de lijst Kies Format Opmerking
10. Klik op het tabblad kleuren en lijnen
Als u alleen een tabblad lettertype hebt, ga terug en herhaal stap 7.
11. Klik op de vervolgkeuzelijst naast kleur en kies opvuleffecten
12. Kies het tabblad afbeelding en klik vervolgens op afbeelding selecteren
13. Blader naar de afbeelding die u wilt gebruiken en selecteer het
14. OK beide de dialoogvensters
Voilestof, heeft uw opmerking nu een afbeelding achtergrond.
Opmerkingen zijn uiterst nuttig voor het delen van uw gedachten en ideeën met anderen of gewoon om u eraan te herinneren van dingen die je hebt gedaan of moet doen. U wellicht nooit de vorm wijzigen of een afbeelding toevoegen aan de achtergrond, maar kennis is macht. Je weet nooit wanneer degenen van deze vaardigheden zou kunnen zijn enkel wat u nodig hebt.