Een belangrijk element bij het effectieve beheer van gegevens is een algemene kaart voor zakelijke gegevens-een gegevensmodel. Een productiebedrijf zou nooit denken over de bouw van een nieuw product zonder ontwikkeling van een gedetailleerd ontwerp en voorkomend geval met gebruikmaking van de gemeenschappelijke componenten en onderdelen van bestaande producten. Hetzelfde geldt voor gegevens. Gegevensentiteiten, zoals klanten, volgorde, product, leverancier, markt en werknemer, komen overeen met de componenten van een gedetailleerd ontwerp voor een product. Net zoals de gedetailleerde blauwdruk voor een product de relatie tussen onderdelen toont, toont het gegevensmodel de relatie tussen de gegevensentiteiten.
Een gegevensmodel bevat regels waarop de organisatie werkt, zoals of een bestelling van de klant gekoppeld aan een verkoper worden moet, een werknemer moet een sofi-nummer, of het maximale aantal directe ondergeschikten voor een toezichthouder.
Gegevens modellering omvat zowel een methodologie en een notatie. De methodologie omvat de stappen die worden gevolgd om te identificeren en beschrijven organisatiegegevens entiteiten, en de notatie is een manier om deze bevindingen, meestal grafisch tonen. Managers moeten worden integraal betrokken bij deze methodologieën om te verzekeren dat de gegevens die u nodig hebt voor opname in organisatie-databases zijn gepland en dat de gegevens vastgelegd en opgeslagen de vereiste zakelijke zin hebben. Verschillende mogelijke methoden worden ingevoerd in de volgende paragrafen, maar de lezer wordt verwezen naar teksten op databasebeheer voor een gedetailleerde bespreking van gegevens modelleren notaties.
Het entiteit-relatie-model is de meest algemeen aanvaarde notatie voor de representatie van de data-behoeften in een organisatie. Het bestaat uit entiteiten of de dingen waarover gegevens worden verzameld; kenmerken, de feitelijke elementen van gegevens die worden verzameld; en relaties, de relevante koppelingen tussen organisatie-entiteiten. Het model zou kunnen hebben de kenmerken van klant achternaam, voornaam van klant, klant street, klant stad, en zo verder voor de gegevens die over elke klant zou worden vastgelegd. Wegens de niet-technische aard is de Hersteldiskette een zeer nuttig instrument voor het vergemakkelijken van de communicatie tussen end users die moeten de gegevens en database ontwerpers en ontwikkelaars die zal maken en onderhouden van de database. Een Noodhersteldiskette is echter niet voldoende voor het documenteren van gegevens behoeften.
Een Noodhersteldiskette is slechts een deel van metagegevens, of gegevens over gegevens, die nodig zijn om te beschrijven ondubbelzinnig gegevens voor de onderneming. Metadata documenten de zin en alle business regels die gelden voor gegevens. Bijvoorbeeld, zou sommige metagegevens over een kenmerk voor klantnaam deze term definiëren, staat de eigenschappen zoals de maximale lengte en het type gegevens (alfanumerieke tekens) die een waarde van dit kenmerk zou kunnen hebben, of elke klant heeft om een naam wordt opgeslagen in de database, of de naam in waarde na verloop van tijd, veranderen kan of er meerdere exemplaren van de naam kunnen, en wie heeft rechten op invoeren en wijzigen van de naam. Deze metagegevens regels kom uit de aard van de organisatie, dus bedrijfsleiders zijn meestal de bron van de kennis om deze regels te ontwikkelen. U kunt kopen bedrijfsregels en metadata archief softwaresystemen waarmee u kunt beheren de meestal duizenden elementen van metagegevens in een organisatie. Bedrijfsregel software omvat meestal meer voorschriften dan slechts die adresgegevens (b.v., regels die bepalen wanneer bepaalde bedrijfsprocessen moeten worden gebruikt of die regelen hoe processen
worden gedaan).