Verliezen minder facturen is een van de grootste voordelen te komen uit het elimineren van papier uit de rekeningen te betalen (AP) afdeling, volgens een recent rapport van PayStream adviseurs.
'Data Capture voor crediteuren - omzetten van documenten in klaar bedrijfsgegevens' publiceert de resultaten van een enquête door 300 AP professionals, aangevuld met 31 procent markeren de hoeveelheid verloren facturen als een grote winst te verminderen.
Afgelopen jaren hebben gezien een toenemende verhuizing naar elektronische facturatie in de publieke en de private sector en over de industrie en de markten. Niettemin, en weer als PayStream adviseurs verslag, 52 procent van business-to-business facturen komen nog steeds op papier - en dat is een aanzienlijke hoeveelheid papier te behandelen als je kijkt naar de hoeveelheid verzonden en ontvangen jaarlijks facturen. De genetwerkte economie zet dit nummer in Europa overbrengen tussen bedrijven en regeringen alleen op 3,2 miljard, en schat dat van deze 20 procent elektronische facturen zijn. Dat betekent echter ook dat 2,56 miljard papieren facturen nog steeds rond Europa elk jaar vliegen zijn.
Dat is een heleboel verloren factuur potentieel.
Document vastleggen via scanning, OCR (optische tekenherkenning) technologie gedreven gegevensvastlegging en geautomatiseerde workflow kunt elimineren dit risico. Veilig gevangen en elektronisch is opgeslagen, is er geen kans van fysiek mislaying de factuur, of 'verliezen' tijdens de verwerking via omzetting fout- en naadloze integratie met de lijn van bedrijfsleven en derden systemen verwijdert de noodzaak voor handmatige gegevensinvoer en intoetsen in deze systemen.
Automatiseren brengt een aantal andere voordelen naar het departement van AP.
In hun publicatie 'Van the Shadows op de voorgrond - AP automatisering en de strategische visie' de organisatie van het onderzoek en analyse Aberdeen Group op een enquête van 100 financiële verslagen diensten leidinggevenden, en die problemen heeft met het zoeken en beheren van papierdocumenten als de kwestie van de voorsprong voor AP-afdelingen. PayStream adviseurs markeren snellere goedkeuring van facturen, verhoogde werknemersproductiviteit en lagere verwerkingskosten van de grote voordelen.
Recente blogs hebben gericht op een aantal gelegenheden over hoe een factuur Managementoplossing organisaties elimineren betalingsachterstanden - helpen kan deels omdat er zo veel in de pers op dit moment over de regering initiatieven te hardhandig optreden op laattijdige betalers, maar ook is omdat het wegwerken van de betalingsachterstanden is een eis die telkens weer in AP departementen opduikt.
En elimineren dubbele betalingen is een ander groot voordeel te volgen vanaf automatiseren. Als gevolg van echte fout of fraude, overbetaling is een grote hoofdpijn voor veel organisaties - het gerekend dat bijna een kwart te veel betalen. De informatie dienstverlenend bedrijf Experian schat dat raden afval tot 147 miljoen pond per jaar door meer dan één keer betalen van rekeningen.
Via papier uit het systeem verwijderen en het automatiseren van de verwerking, worden veel van de kwesties die kunnen leiden tot meer dan eens wordt verrichte betalingen ook verwijderd:
factuur validatie met behulp van een combinatie van waarden van belangrijke gegevens te dupliceren, koop volgorde (PO) matching en online codering en vergunning voor niet-PO facturen geregeld door gedefinieerde, gedwongen zakelijke processen betekent dubbele facturen afgewezen en doorgestuurd voor resolutie;
waarschuwingen zorgen verschillen zijn opgelost in de term credit en 24/7 toegang tot van overal in de organisatie middelen query's zijn vestigde zich snel;
BI (business intelligence) hulpprogramma's herkent dubbele leverancier records; cd
en zoals facturen klaar voor betaling sneller met gegevens automatisch geboekt naar het financiële systeem zijn, is er veel minder kans op het krijgen opnieuw uitgegeven facturen.