'Één versie van de waarheid' is een uitdrukking die meer en meer in het gehoord, en het belang ervan wordt steeds meer erkend wordt in andere afdelingen in het bedrijfsleven.
Het betekent organiseren en onderhouden van een bron voor een bepaald stuk van informatie, zodat de werknemer A is niet het vinden van één plaats en werknemer B vanuit een ander - omdat de kans groot dat ze niet zal trouwen.
Er is weinig mogelijkheden om een 'één versie van de waarheid' met papierdocumenten en gegevens en informatie verspreid over afdelingen en locaties te bereiken, maar zelfs met elektronische documenten uitdagingen bestaan.
Denk aan het aantal systemen binnen een organisatie, de verspreiding van gegevens silo's, en al deze documenten - veel met soortgelijke gegevens, maar niet noodzakelijkerwijs dezelfde versie van de informatie.
Toevoegen in talrijke werknemers - die kopieën van deze documenten, hun eigen versies, bijwerken en bewerken van de gegevens, handmatig intoetsen gegevens naar andere formaten (van Word verslag op spreadsheet, bijvoorbeeld) maken- en dat is een heleboel verschillende documenten in principe (maar niet precies) zeggen het zelfde ding. Hoe u weten welke versie heeft 'de waarheid'?
En dat is zonder het risico voor de integriteit van de gegevens die voortvloeien uit verkeerd intoetsen fouten bij de omzetting van document naar document, systeem.
Een document management of inhoud beheerplatform maakt dit één bron voor informatie, opslaan op een centrale locatie een en slechts één exemplaar van elk document, en bieden onmiddellijke toegang tot een bepaald document 24/7 van overal in het bedrijf - ongeacht departement, provincie of land.
Universele toegang, geregeld door geconfigureerde vergunning regels, is essentieel voor het behoud van die 'één versie van de waarheid'. Er is geen punt in het hebben van een cen-trale Bewaarinstelling voor de gegevens, tenzij die nodig de gegevens toegang het tot kunnen-e-mail een kopie van een werkblad en het is verouderd, een collega die misschien het origineel bijwerken, zelfs als de knop 'verzenden' wordt geraakt.
Ondersteunende documenten zijn verzameld op dezelfde plaats, en de risico's verkeerd intoetsen en omzetting fouten uitvoering van de werkstroom kan elimineren. Informatie is slechts eenmaal ingevoerd en afgeleverd bij de verschillende systemen. Audit trails bieden een volledig geschiedenis van wat er is gebeurd op een document, opname van wijzigingen die zijn aangebracht, en verwerking ondergaan, door wie en wanneer.
Vermeerderd met oplossingen die zijn ontworpen om te integreren met client lijn van zakelijke systemen, ERP, HR of CRM-toepassingen, zodat documenten uit ofwel milieu, en dat dat een teamlid in crediteuren betekent moet worden opgehaald, bijvoorbeeld, is op zoek op dezelfde informatie als een collega in het magazijn.
Het ministerie van defensie (MoD) kondigde onlangs de lancering van een nieuwe ICT-strategie, gericht op het creëren van een 'één informatieomgeving' gewijd aan digital en de behoeften van de eindgebruiker.
Hun verslag gaat verder met te zeggen: defensie is een enorme, divers en complex onderneming binnen en tussen die we willen uitwisseling van informatie en kennis delen in dynamische en soms onvoorspelbare manieren; Dit vereist dat we creëren en ondersteunen van een enkele informatieomgeving.
Niet alle organisaties moeten 'informatie uitwisselen en delen van kennis in een dynamische en soms onvoorspelbare wijze'?
De volgende al kan, dan niet een citaat van Gautama Boeddha (afhankelijk van wie u lezen),
Er zijn slechts twee fouten men langs de weg naar waarheid maken kan; niet helemaal gaan, en niet te beginnen.
Maar het lijkt relevant, wie zei het.