Als bedrijven jaar na jaar groeien doet de berg van digitale documenten zweven rond in verschillende (en soms duistere) mappen op servers. In veel gevallen, kunnen verschillende werknemers dezelfde documenten gebruiken in vele afdelingen.
Samenwerking aan een document
Gezien het feit dat bijna alles wat we deze dagen doen is opgeslagen op een computer, laptop of draagbaar apparaat hoe kunt u ervoor zorgen dat hetzelfde werk is niet worden gedupliceerd over en weer omdat werknemers zich niet bewust zijn dat een soortgelijk document, image, video etc. bestaat al ergens op de servers van het bedrijf?
Net zoals het is zinvol om archiefkasten gebruiken voor de opslag van originele documenten, is het gelijke zinvol voor het opslaan van digitale documenten in een bepaalde vorm van Management Information System (MIS).
Echter, heb je de tijd te verspillen op het creëren van een universele kasten station of de map waartoe alle nodige medewerkers toegang hebben? Bovendien, hoe kunt u er zeker van dat hetzelfde document niet meer dan eens, onder een andere titel opgeslagen is?
Content managementsystemen
Wanneer bedrijven geen ruimte om te slaan hun eigen originele documenten hebben, zal zij dit normaal uitbesteden aan een beveiligd document opslag bedrijf. Maar wist u dat u hetzelfde type van de opslaginstallaties waarover zij beschikken ook voor uw digitale documenten en de producten gebruiken kon?
De schoonheid van outsourcing dit naar een gespecialiseerde document opslag bedrijf is dat zij zullen kunnen om uw documenten etc. op een manier die maakt het gemakkelijker voor gebruikers om te zoeken op de inhoud van documenten niet op titels of tags te ordenen. Dit maakt zoeken naar informatie meer gebruikers vriendelijke - ervan uitgaande dat alle relevante informatie wordt opgeslagen in dit één systeem of plaats.
Deze systemen van opslag zijn meestal aangeduid met 'Content Management systemen' (CMS) maar zijn vaak beperkt door de kwaliteit en hoeveelheid informatie eigenlijk wordt opgeslagen in hen en traditioneel, zoekopdrachten gedaan op dit soort systeem zijn niet altijd gebruiksvriendelijk.
Waar veel mensen zijn met behulp van dezelfde informatie en misschien toe te voegen of tot wijziging van het het resultaat kunnen een conglomeraat van verschillende versies van dezelfde inhoud.
Digital assetmanagement
Met behulp van een verdeelbak maakt inhoud beheer van groep gedeelde bestanden een beetje makkelijker, maar moet er nog steeds een Bedrijfsprocesbeheer op zijn plaats om ervoor te zorgen dat documenten worden bijgewerkt naar behoren en niet alleen gedupliceerd. Bedrijven moeten hebben een digitale strategie om te gaan met het beheer van hun digitale activa.
Het gebruik van digitale asset managementsoftware kunt stroomlijnen het proces van het opslaan van digitale informatie, door nieuwe documenten vergelijken met de huidige bestanden en bijwerken van de opgeslagen versies; en niet alleen documenten dupliceren en op te slaan met verschillende bestandsnamen of versienummers.
Zoeken binnen bestanden
Een bijkomend voordeel van dit soort systemen is dat gebruikers normaal op de inhoud in bestanden, met de volledige tekst zoekopdrachten, evenals de traditionele soorten zoekopdrachten door client, projectnummer, categorie enz zoeken kunnen. Dit verbetert de werkstroom waardoor werknemers om de informatie die ze nodig binnen een zeer korte tijd hebben te extraheren.
De concurrentie voor te blijven is altijd een zeer belangrijk aspect van business management en hoe sneller de relevante documenten, over trends en marketing strategieën, zijn gevonden dan hoe makkelijker het is om bij te houden, en zelfs overtreffen uw concurrenten. Wanneer werknemers minder tijd besteden moeten op zoek naar de informatie zij ze zal meer tijd hebben om te produceren van de noodzakelijke werkzaamheden om ervoor te zorgen dat het bedrijf blijft winstgevende en kosteneffectieve.