Può venire come uno shock per tutti i tossicodipendenti di e-mail, ma ci sono volte che quando e-mail non è una forma di comunicazione appropriata. A volte, una situazione richiede un più formale, o un approccio più personale.
Invio di e-mail è senza sforzo - così senza sforzo, infatti, che rende per uno strumento di comunicazione spesso abusato. Ci sono tuttavia alcune situazioni in cui questa forma di comunicazione non deve essere utilizzata. Non può essere la sostituzione di una lettera, una telefonata o una visita!
Non usare se un messaggio che stai cercando di trasmettere è confidenziale. C'è una buona ragione perché il Presidente degli Stati Uniti non usare e-mail: non è una forma sicura di comunicazione! Se volete qualcosa di confidenziale a rimanere in quel modo, non scrivere via email!
E-mail non è mai veramente "privato" - anche quando si elimina tale email "sensibili" che hai appena inviato o ricevuto, probabilmente c'è una copia di quell'email da qualche parte. Una volta che si invia e-mail, mai si può tornare indietro!
Non inviare nulla di personale, sensibile o "supponente" mentre si è sul posto di lavoro. Il datore di lavoro possiede tutte le comunicazioni di e-mail sul posto di lavoro. Le email potrebbero essere monitorate e accedere, e si potrebbe facilmente ottenere voi stessi in acqua calda.
Tramite e-mail a rompere la cattiva notizia è solo cattiva forma. Non informano della morte o malattia grave tramite email. Non rompere con qualcuno tramite email! Email è uno strumento che è troppo impersonale e privo di emozioni per quello scopo. Alcune informazioni devono essere ricevute in persona!
Non inviare un'e-mail ad annullare all'ultimo minuto! Fare una telefonata e dire alla persona direttamente che si sta annullando un evento o un accordo. Se non potete attendere un'informazione, email non è un mezzo adatto per comunicare l'urgenza.
L'email non è un mezzo adeguato per sollecitare una reazione immediata o per comunicare istruzioni complicate. È necessario assicurarsi che tutte le parti coinvolte confermano la loro comprensione della materia che è urgente o complessa e coinvolge la trattativa o una simile forma di comunicazione interpersonale. Conversazione faccia a faccia o una telefonata è l'unico modo per evitare un sacco di inutili avanti e indietro con email - e possibili fraintendimenti.
Se l'e-mail che stai scrivendo si finisce più di una pagina scritta, rinunciare: che la materia è meglio essere discussi in persona, o in una telefonata - non inviare e-mail!