Un numero crescente di imprese hanno iniziato a utilizzare soluzioni di archiviazione della posta elettronica e hanno un buon motivo per farlo. Il regolamento federale di procedura civile (FRCP) hanno subito una modifica nel dicembre 2006 come risultato gli ordini della Corte Suprema. Secondo la Suprema Corte, tutti i tipi di informazioni, tra cui quelli memorizzati digitalmente deve essere prodotta nel tribunale durante una causa civile se così richiesto. Enterprise e-mail archiving ha guadagnato enorme rilevanza soprattutto dopo che questo ordine è stato passato.
Perché è necessario per l'archiviazione?
Oltre alla modifica sopra citata recente FRCP, c'è una necessità per le aziende in tutto il mondo garantire una protezione completa di tutte le email della società. Tutti i giorni un'impresa azienda riceve più email contenente i dati pertinenti, messaggi confidenziali relative per il business, reclami del cliente o apprezzamenti e così via. Ora queste email devono essere adeguatamente immagazzinati per riferimenti futuri. Un email importante che ottiene eliminato può ostacolare una reputazione e la sua crescita aziendale e sviluppo. È a causa di questo fatto che e-mail d'archivio è essenziale per le imprese.
Legale cause legali ed eDiscovery
eDiscovery si riferisce all'utilizzo di un'informazione dal computer per produrre presso la Corte di giustizia. Secondo le fonti, maggior parte delle società di capitali sono tramite email per dimostrare la loro innocenza in una causa legale. Poiché massimo scritto comunicazioni oggi avviene sotto forma di messaggi di posta elettronica, le organizzazioni hanno compreso l'importanza di archiviare tutte le email per qualsiasi tempo di utilizzo in futuro. Mail aziendali pertinenti non dovrebbe essere consentito di essere eliminato o modificato da un dipendente mettendo la reputazione di azienda di palo.
Consente di risparmiare tempo e costi
Enterprise e-mail archiviazione aiuta a risparmiare un sacco di tempo e costi. Professionisti non è necessario spendere tempo alla ricerca di email specifiche poiché tutte le email vengono memorizzati in un database centralizzato per un facile accesso in qualsiasi momento. Costo del lavoro coinvolto nella ricerca per le email aziendali pertinenti è anche abbastanza alta, dal momento che i professionisti hanno a spendere molto del loro tempo alla ricerca per perso mail ogni giorno!
Gestione dello storage
Con un gran numero di email inondando le cartelle posta in arrivo ogni giorno, c'è un urgente bisogno tra le imprese per aumentare lo spazio di archiviazione. Meglio della e-mail aziendale, soluzioni di archiviazione migliora la capacità dei server messaggistica trasferendo le email più vecchie di un database centralizzato.
Gestione della conoscenza
Oltre alla gestione dello storage, in-House o basata su cloud email servizio di archiviazione conduce anche alla gestione della conoscenza effettiva. Inviare email da un dipendente o un cliente contenenti i messaggi importanti, relazioni, file, dati personali, e gli allegati possono essere salvati con successo per riferimento futuro. Inoltre, tutte le email di un dipendente che ha lasciato l'organizzazione possono essere visualizzate e accedere oltre e nuovamente in qualsiasi momento.
Nessun acquisto o installazione richiesti
E-mail basata su cloud, servizi di archiviazione non hanno bisogno di essere acquistato, installato o mantenuto. Individui situati in varie parti del mondo possono accedere a un servizio cloud per inviare e ricevere messaggi elettronici, 24/7. Così, le imprese possono risparmiare i soldi che hanno precedentemente richiesto da spendere per acquistare e installare i server di messaggistica interni.
Per concludere l'utilizzo della posta elettronica comunicazione continueranno ad aumentare nei prossimi anni. Come per la "Email Report di statistiche, 2012-2016"condotto dal Radicati Group Inc., "nel 2012, il numero di imprese e-mail inviati e ricevuti al giorno totale 89 miliardi. Questa cifra dovrebbe crescere a un tasso medio annuo del 13% nei prossimi quattro anni, raggiungendo oltre 143 miliardi di fine anno 2016."