Come aziende crescono di anno in anno così fa la montagna di documenti digitali che girano in varie (e talvolta oscuro) cartelle sul server. In molti casi, diversi dipendenti possono utilizzare gli stessi documenti tra i molti reparti.
Documento di collaborazione
Dato che quasi tutto ciò che facciamo in questi giorni è memorizzato su un computer, portatile o palmare come possibile è assicurarsi che il lavoro stesso non è essendo duplicato più e più volte perché i dipendenti sono consapevoli che un simile documento, immagine, ecc dei già esiste da qualche parte sui server aziendali?
Proprio come ha senso utilizzare classificatori per l'archiviazione dei documenti originali, ha senso uguale per archiviare documenti digitali in qualche forma di Management Information System (MIS).
Tuttavia, avete del tempo da perdere sulla creazione di un'unità di archiviazione universale o cartella in cui tutti i dipendenti necessari avere accesso? Inoltre, come puoi essere sicuro che lo stesso documento viene archiviato non più di una volta, sotto un titolo diverso?
Sistemi di gestione dei contenuti
Quando le aziende non hanno spazio per archiviare i propri documenti originali, essi saranno normalmente esternalizzare questo ad una società di stoccaggio sicuro del documento. Tuttavia, era a conoscenza che è anche possibile utilizzare lo stesso tipo di impianti di stoccaggio per i vostri documenti digitali e prodotti?
La bellezza dell'outsourcing che ad una società di archiviazione documento specializzato è che essi saranno in grado di organizzare i vostri documenti ecc., in un modo che rende più facile per gli utenti per la ricerca sul contenuto dei documenti non su titoli o tag. Questo rende la ricerca per informazioni agli utenti più amichevoli - supponendo che tutte le informazioni rilevanti sono memorizzate in questo uno sistema o luogo.
Questi sistemi di archiviazione sono di solito chiamati 'Content Management System"(CMS) ma sono spesso limitati dalla qualità e misura delle informazioni effettivamente memorizzate nella loro e tradizionalmente, ricerche effettuate su questi tipi di sistema non sono sempre facili da usare.
Dove molti utilizzando le stesse informazioni e forse aggiungendo ad esso o che si modifica il risultato può essere un conglomerato di versioni diverse dello stesso contenuto.
Digital Asset Management
Utilizzando una goccia-box fa content management del gruppo condiviso file un po ' più facili, ma ancora ci deve essere una gestione del processo aziendale in atto per assicurarsi che i documenti sono aggiornati correttamente e non appena duplicati. Le imprese devono avere una strategia digitale per affrontare la gestione del loro patrimonio digitale.
L'utilizzo di software di digital asset management può semplificare il processo di memorizzazione di informazioni digitali, confrontando i nuovi documenti con file correnti e aggiornando le versioni memorizzate; e non solo duplicare documenti e memorizzandoli con diversi nomi o numeri di versione.
Ricerca all'interno di file
Un ulteriore vantaggio di questi tipi di sistemi è che gli utenti possono normalmente ricerca sul contenuto in file, con ricerche full-text, così come i tipi tradizionali di ricerche dal cliente, numero di lavoro, categoria ecc. Ciò aumenta il flusso di lavoro consentendo impiegati per estrarre le informazioni che necessarie all'interno di uno spazio di tempo molto breve.
Soggiornare davanti alla concorrenza è sempre un aspetto molto importante della gestione aziendale e il più veloce dei documenti rilevanti, sulle tendenze e strategie di marketing sono trovato poi tanto più facile è di tenere il passo con e anche superare i vostri concorrenti. Quando dipendenti trascorrono meno tempo cercando le informazioni hanno bisogno avranno più tempo per produrre il lavoro necessario per assicurare che il business resta redditizia e conveniente.