Mantenimento dei registri gioca un ruolo essenziale nella gestione di qualsiasi azienda. Una vasta gamma di informazioni sui dipendenti deve essere conservata per numerose ragioni. Questo include la capacità di facilitare la gestione efficiente ed efficacia delle risorse umane, per difendere le decisioni dell'occupazione quando si presenta la necessità e a rispettare le leggi statali e federali numerosi.
Tutti devono essere conservate per un numero minimo obbligatorio di anni. Il tempo che vari da documento a documento, ma in tutti i casi, i datori di lavoro devono garantire che i record sono stivate in un luogo protetto e sicuro che è accessibile solo al personale autorizzato. Una volta consentito di essere scartato, prestare attenzione che sono distrutti in modo appropriato, di frantumazione, completamente cancellazione dall'archiviazione digitale, o altrimenti.
Di seguito è riportato un'analisi dettagliata delle diverse categorie record che richiedono la conservazione:
Assumente Records
Assumente record includono annunci esterni e interni commenti per le posizioni aperte, richieste di lavoro presentato alle agenzie di collocamento, riprende, applicazioni, intervista valutazioni, prove di preimpiego e controlli di riferimento. Record per un individuo uno decide di assumere deve essere archiviato nel loro file personale. Se un datore di lavoro non fa assumere all'individuo, si dovrebbero archiviare i record in un file di ricorrente.
Documenti relativi all'assunzione record devono essere tenuti per un minimo di 2 anni dopo ha concluso il rapporto di lavoro, guidato dal titolo VII, FEHA, ADA e ADEA.
File del personale dipendente
Titolo di lavoro del dipendente, la classificazione e la descrizione, dovrebbero includere file di personale dipendente. Il file deve contenere anche la lettera di offerta di lavoro, prestazioni osservazioni e valutazioni, promozioni, retrocessioni, record di presenze, congedo avvisi, comunicazioni disciplinare, trasferimenti, licenziamenti e ricorda, formazione, test (compresi i certificati), richieste ragionevoli e conferme di ricezione manuale e di politica aziendale.
I file personali devono essere conservati in un luogo eccezionalmente sicuro per una durata di 3 anni dopo la cessazione del rapporto di lavoro.
Record dei salari dei dipendenti
Record dei salari dei dipendenti comprendono tabelle di calcolo del tasso dello stipendio, cottimo, singolo dipendente ore e giorni, tempo carte, MAIUSC pianificazioni e qualsiasi record chiarire salariali differenziali tra i sessi.
I datori di lavoro devono conservare record dei salari dei dipendenti per almeno 4 anni, in conformità con il codice del lavoro in California, EPA (Equal Pay Act) e la FLSA (Fair Labor e Standards Act).
Paghe Records
Libro paga i registri costituiti di nome, data di nascita, indirizzo, SSN, definizione del processo, termini e condizioni di occupazione, i tassi di paga, contratti di Unione e dipendente, certificati di lavoro minorile e avvisi, inizio e fine di ogni settimana di lavoro, giornaliero complessivo e paga periodo ore, totali salari pagati ogni paghe, stipendi netti e deduzioni, periodi di pasto e pianificazioni di Spalato-shift.
Record delle retribuzioni deve essere mantenuto per almeno 4 anni a seguito di cessazione del rapporto di lavoro.
Test Poligrafico dipendente
Anche se il dipendente poligrafo Protection Act (Rachele) generalmente limita l'uso di routine di test rivelatore di bugia, sono usati tanto come in un'inchiesta di furto dei dipendenti.
La legge impone ai datori di lavoro Salva una copia della dichiarazione consegnata ai dipendenti affermando il motivo per il test, l'incidente sotto inchiesta, la perdita sopportato dal datore di lavoro, l'avviso consegnato a un esaminatore poligrafo denominazione la persona o le persone da esaminare, la natura dell'accesso del dipendente alla persona o alla proprietà sotto inchiesta e tutta la documentazione relativa ai test effettivo.
Una dichiarazione affermando che è stato richiesto un esame possa essere immessi nei file personale, ma il restante correlata documentazione deve essere conservata in un sistema di archiviazione separato e riservato per un minimo di 3 anni.
Come consigliamo sempre con questi sensibili e diritto del lavoro complessa, è meglio consultarsi con una professionista delle risorse umane, consulting firm o specialista di rivedere le politiche e confermare i mantenimento dei registri pratiche sono in conformità.
Nel nostro prossimo articolo continueremo la nostra indagine dei vari record che richiedono la conservazione, esaminare le eccezioni per le pratiche standard di mantenimento dei registri e scoprire le conseguenze di mantenimento dei registri negligente.