Afin de mettre en œuvre des stratégies de gestion de document, vous devez passer un lisse. Les cabinets professionnels qui traitent des automatismes de bureau peuvent être d'une grande aide. Une fois que vous l'amener à bord, ils examineront d'abord vos besoins. Hors de cela, ils seront en mesure de développer un certain nombre de solutions. Enfin, le fardeau de la preuve sera sur vous pour mettre en œuvre leurs recommandations. Il s'agit d'investir dans des équipements tels que des scanners et des serveurs. Ils entreprennent aussi une formation pour sensibiliser votre personnel sur des processus tels que la numérisation, stockage et récupération de documents. Vous devez également créer des stratégies pour gérer le processus.
Identifier et déterminer les utilisateurs : identifier quelles unités utilisent des documents papier plus. Évaluer l'ensemble de l'organisation et d'identifier une ou plusieurs unités dont les activités sont en papier intensive. Dans la plupart des cas, les ressources humaines, les comptes créditeurs, zones de contrôle et réception de crédit sont des endroits. Nombreux documents passent par ces domaines. En commençant le processus de mise en œuvre ici, vous pouvez observer les zones qui ont besoin de fine tuning avant d'élargir à l'ensemble de l'organisation. Vous pouvez également mapper ces zones pour l'automatisation du flux de travail.
Déterminer qui est de donner accès à des documents numérisés. Certains documents sont de nature délicate. C'est l'essence de la gestion documentaire. Vous ne peut pas se permettre de les laisser à l'air libre pour que chacun puisse la lire. Cela passe par un plan sur la façon d'obtenir ces documents. Par exemple, les gens qui font la facturation ne devraient pas avoir accès aux dossiers du personnel à HR. Par conséquent, les consultations, décider qui voit ce qui. Vous devriez également prendre une décision quant à savoir si ces documents sont accessibles à toute heure du jour ou de nuit. Vous pouvez limiter cela aux heures de travail seulement.
Carte de votre flux de travail des ressources disponibles : carte de flux de travail de votre entreprise. Prendre une décision sur l'opportunité de centraliser la numérisation de documents ou pas. Dans le cas d'une grosse organisation avec succursales à travers la ville ou dans d'autres régions, déterminer comment ils accéderont les documents qui les aideront à effectuer leurs fonctions quotidiennes. Automatisation du flux de travail est un autre domaine important. Au lieu de prendre des décisions sur la façon d'acheminer les documents, de créer des règles et de placer les plafonds par exemple les utilisateurs à l'aide de montants de facture.
Envisager si vous avez assez de personnel pour documenter le travail de numérisation. N'oubliez pas, ils ont leurs tâches quotidiennes normales. Toutefois, dans les situations où vous avez une équipe complètement étirée, la meilleure chose est d'externaliser le service. Alternativement, vous pouvez avoir le fournisseur de solutions de gestion de document à créer pour vous un système hybride.
Mettre en œuvre : L'équipe externalisée peut commencer avec ces documents dans le back-office, c'est-à-dire ceux de classeurs et boîtes de document. Pour leur part, votre équipe scanne ce qui arrive actuellement conformément aux règles d'automatisation de flux de travail. Après avoir résolu toutes les questions ci-dessus, vous pouvez maintenant entrer en négociation avec un fournisseur potentiel. Leur fournir un organigramme précisant vos processus d'affaires. Discutez de vos lacunes, le cas échéant et les mesures permettant de les résoudre. Les formulaires électroniques (E-formes) sont une partie essentielle de ce projet. Toujours opter pour une solution personnalisée non celle qui l'entreprise A ou B est utilisé.