J'ai un très gros classeur et je déteste le dépôt. Tous les jours, je suis inondé de nouveau courrier, courrier indésirable, factures, dossiers médicaux, brochures, manuels, travaux scolaires, investissements. You name it. Ces papiers finissent empilés en tas sur le dessus de mon classeur. J'ai toujours me dis, « Demain, je vais prendre soin de cela. » Vous savez comment ça se passe. Tomorrow never comes.
Être un geek grincheux, j'ai décidé de voir si je pouvais simplement stocker tous mes documents sur mon Mac. Espace disque dur est si ridiculement bon marché qu'il a le potentiel pour vraiment changer la façon dont je m'occupe de mon tsunami de papier.
J'ai essayé un certain nombre de solutions possibles. Plutôt que de vous ennuyer avec mes essais et erreurs, je vais vous donner ce que je suis venu avec. N'hésitez pas à adapter ce que je vous montre ici à vos propres besoins.
Pour commencer, vous avez besoin d'un Mac. Eh bien, yo u n'avez vraiment pas besoin un Mac mais ce guide est tout au sujet de faire cela avec un Mac. Si vous avez un PC, Désolé, vous avez besoin de chercher ailleurs.
Embarquais papier Mac
Bon, alors vous avez passé le premier test. Vous avez un Mac. Maintenant, vous avez besoin obtenir le document dans votre Mac. Il y a deux façons que vous pouvez le faire.
Smartphone
J'ai commencé à expérimenter avec mon classeur numérique à l'aide de mon iPhone. Je prends une photo d'un document et le stocker sur mon Mac. Si vous êtes tout simplement jouer et avez déjà un iPhone, vous pouvez faire tout ce que je vais vous montrer. Le seul inconvénient est la numérisation vitesse et qualité.
All in one printer / Scanner à plat
Il y a un bateau chargé de tous dans un scanner sur le marché. Ils le feront généralement une seule feuille à la fois sur un scanner à plat. Le highend légèrement plus ceux qui va faire double faces de feuilles et ont un chargeur de documents. J'utilise une imprimante Canon (TK) qui fonctionne à merveille et fait un assez bon travail de numérisation de documents. Encore une fois, le plus grand inconvénient à cela est de vitesse.
Un plein sur le Scanner de documents
C'est le Mac-papa, si vous voulez aller sans papier. Ces scanners sont conçus pour couper à travers des piles de documents comme le beurre. Il y a un peu sur le marché. J'ai personnellement regardé le Scanner soignée et le Fujitsu Scanner. Ces deux bercera votre monde. Ils peuvent balayer jusqu'à pages TK par seconde.
Mon classeur numérique, j'utilise le Scanner Neat.
Logiciel
Pour la configuration plus simple, vous n'avez pas besoin d'investir beaucoup dans le logiciel. Si vous allez avec soit des scanners que je l'ai mentionné plus haut, elles sont équipées du logiciel pour obtenir le papier dans votre Mac. En plus de ce logiciel, pour vous déposer a besoin quelques choses de plus.
Dropbox
Dropbox est une merveille. Si vous ne l'avez pas encore installé sur votre Mac, vous êtes vraiment absent dehors. Dropbox crée un dossier sur votre Mac. Lorsque vous utilisez votre dossier Dropbox vos fichiers apparaissent comme par magie sur n'importe quel autre appareil que vous avez connecté à votre compte Dropbox. C'est un moyen génial de partager des fichiers entre Mac, iPhones et iPads.
Autres logiciels en option
Ce logiciel n'est pas nécessaire, mais il vous rendront la vie un peu plus facile. Je vais vous donner une brève description de chaque ici. Plus tard, lorsque nous parlons de flux de travail, nous pouvons creuser dans l'utilisation de chacun d'eux.
Hazel
Pensez à Hazel comme votre assistant. Dossiers Espions noisette et prendre les mesures sur les fichiers basés sur des règles. Je l'utilise pour regarder des fichiers avec des noms de fichiers spécifiques et classer automatiquement dans les endroits appropriés dans mon classeur numérique.
TextExpander
Texte Expander est un utilitaire qui vous permettra de créer des raccourcis clavier pour dupliquer des tâches répétitives. Par exemple, si vous vous trouvez en tapant votre adresse beaucoup, créer un extrait de texte Expander comme addr ensuite, chaque fois que vous tapez addr, Expander texte sera remplacé par votre adresse complète.
GoodReader
Si vous avez un iPad, Goodreader est un utilitaire génial pour afficher tous les fichiers PDF, vous allez créer et stocker dans votre classeur numérique. Il est l'un des ces swiss army couteau iPad apps que j'utilise littéralement tous les jours.
Préparation-travail
Avant de commencer la production numérique, nous allons obtenir notre système mis en place. Si vous ne l'avez pas déjà fait, installez Dropbox et créer un compte Dropbox.
Créez un dossier appelé « Scans 1 » dans votre dossier Dropbox. Ceci agira comme votre boîte de réception. J'utilise le numéro 1 dans le titre pour qu'il apparaisse toujours en haut de ma liste triée. Ceci est particulièrement utile lorsque vous utilisez ceci sur votre iPhone et iPad.
Créez un dossier « Documents » dans Dropbox. Il s'agit de votre classeur. Une fois que ce dossier est créé, organisez-le toute façon souhaitée. Voici la structure que j'utilise. Enregistre les dossiers de fichiers personnels (p. ex., médical)
N'hésitez pas à utiliser ce structure vous pensez vous convient le mieux. Ne pas aller bien trop fou avec des dossiers imbriqués organisées. Pourquoi ? Me souviens bien, qu'il s'agit d'un système numérique. Vous pouvez utiliser Spotlight pour rechercher n'importe quel document que vous souhaitez.
Si vous utilisez les scanners Neat ou Fujitsu, que le logiciel est livré avec le logiciel recogniztion optique de caractères (OCR). Ce logiciel va convertir l'image numérisée en texte réel qui est indexée par le système. Alors, plutôt que de s'inquiéter sur l'emplacement votre dernière facture de téléphone, lancer Spotlight et tapez 2013 April Verizon et