Avant d'entrer dans ce que dépense dépistant le logiciel peut faire pour votre entreprise, nous allons faire un pas en arrière et voir ce que la procédure normale pour un voyage de la direction à présenter un état de dépenses et de réclamer le remboursement et le rôle du reste des parties prenantes dans le processus.
Les réquisitions premiers employé itinérant pour le voyage via un email ou avec une demande sur papier. Le superviseur/directeur approuve la demande et l'employé passe au guichet voyage de tierces parties et le Bureau de voyage réservation et dessin quelque monnaie respectivement. Une fois que le retour de son voyage, l'employé puis tape jusqu'à un état de dépenses à l'aide du tableur, attache les reçus pertinents et envoie même au gestionnaire. Le gestionnaire vérifie le rapport et le transmet au comptable qui répond ensuite à la demande de remboursement.
Comme nous pouvons le constater, il y a plusieurs différents outils utilisés pour terminer le processus et dans certains cas, même à l'aide de tiers. Quels sont les problèmes avec cette approche ?
Tout d'abord, la création de rapports de dépenses n'est pas une tâche simple. Car le nombre de dépenses augmenter, fait le travail de l'employé, tuant la productivité que ce travail, qui constitue une activité accessoire au mieux, interfère avec des responsabilités professionnelles.
Ensuite, à l'aide de tierces parties peut entraîner une augmentation des coûts.
Puis vient la gestion de la réception, où les employés doivent soigneusement collecter et conserver chaque ticket de caisse pour soumettre plus tard avec l'état de dépenses. Toute réception manquante conduira à défaut de paiement.
Et puis, il est l'un des plus gros problèmes avec ce processus - manque de visibilité. À cause des multiples systèmes au travail, visibilité sur le processus est très difficile à réaliser. Pour préparer des rapports, données provenant de multiples sources doit être recueillie, qui est une tâche colossale en soi.
Enfin, ce processus de longue haleine sans beaucoup d'aide de la technologie va créer la charge de travail énorme pour tout le monde.
Alors, quelle est l'alternative ?
L'alternative consiste à utiliser des charges en ligne dépistant le logiciel qui est une application logicielle basée sur le web qui facilite la gestion de toutes les activités depuis une interface unique. Il automatise les tâches et fait gagner du temps pour les parties prenantes. Il donne également les employés commodes et moins d'options prise de temps pour préparer les demandes d'avant départ, rapports sur les dépenses et la gestion de la réception.
Puisqu'il s'agit d'un système central, rapports devient plus facile aussi. Le logiciel est livré avec son propre reporting module avec permet aux utilisateurs d'établir des rapports sans délai avec quelques clics. Puisqu'il s'agit d'une application en ligne, il est accessible depuis n'importe où, qui est une aubaine pour le déplacement des employés. Ils n'ont pas à attendre qu'ils reviennent à préparer tous les frais à la fois. Ils peuvent créer des dépenses qu'ils font et joindre une photo du reçu comme preuve.
Module de réservation de voyage supplémentaires peut être ajouté à ce logiciel pour éliminer le besoin de chercher l'aide de tierces parties. Les utilisateurs peuvent réserver leurs billets eux-mêmes en utilisant un moteur de réservation familier juste. Dans l'ensemble, elle sert de guichet unique pour toutes les activités de gestion des dépenses.