Un élément clé dans la gestion efficace des données est une carte globale pour le modèle de données-a données métiers. Une entreprise de fabrication ne penserait jamais sur la construction d'un nouveau produit sans développer une conception détaillée et en utilisant des composants communs et parties de produits existants le cas échéant. Il en va de même pour les données. Les entités de données, comme client, commande, produit, vendeur, marché et employé, sont analogues aux composants d'une conception détaillée d'un produit. Tout comme le plan d'action détaillé pour un produit montre les relations entre les composants, le modèle de données montre la relation entre les entités de données.
Un modèle de données affiche des règles, par lequel l'organisation fonctionne, comme si une commande de client doit être associée à un vendeur, un employé doit avoir un numéro de sécurité sociale, ou le nombre maximal de subordonnés directs pour un superviseur.
Modélisation des données implique une méthodologie et une notation. La méthodologie comprend les étapes qui sont suivies pour déterminer et décrire les entités de données organisationnelles et la notation est une façon de montrer ces résultats, généralement sous forme graphique. Les gestionnaires doivent être intégralement impliqués dans ces méthodes pour s'assurer que les données dont vous avez besoin sont prévues pour inclusion dans des bases de données d'organisation et que les données capturées et stockées ont le sens de l'entreprise requis. Plusieurs méthodes possibles sont présentés dans les paragraphes suivants, mais on se reportera aux textes sur la gestion de la base de données pour une analyse détaillée des notations de modélisation des données.
Le modèle entité-relation est la notation la plus communément acceptée pour représenter les besoins de données dans une organisation. Il se compose d'entités, ou les choses dont les données sont recueillies ; attributs, les éléments réels des données qui sont collectées ; et les relations, les associations concernées entre entités organisationnelles. Le modèle pourrait avoir les attributs de nom client, nom client, rue client, ville de client, et ainsi de suite pour représenter les données qui seraient saisies sur chaque client. En raison de sa nature non technique, la Dre est un outil très utile pour faciliter la communication entre les utilisateurs qui ont besoin les données et les concepteurs de base de données et les développeurs qui créera et maintiendra la base de données. Toutefois, une ERD ne suffit pas pour documenter les besoins en données.
Une ERD n'est qu'une partie des métadonnées ou des données concernant les données nécessaires pour décrire clairement les données pour l'entreprise. Les documents de métadonnées sens et toutes les règles d'entreprise qui régissent les données. Par exemple, certaines métadonnées relatives à un attribut de nom du client déclarerait définir ce terme, ses propriétés telles que la longueur maximale et le type de données (caractères alphanumériques) qui a une valeur de cet attribut peut avoir, si chaque client doit avoir un nom d'être stockées dans la base de données, si le nom peut changer de valeur au fil du temps, s'il peut y avoir plusieurs instances du nom, et qui a droit d'entrer et de modifier le nom. Ces règles de métadonnées proviennent de la nature de l'organisation, donc les chefs d'entreprise sont généralement la source de la connaissance pour développer ces règles. Vous pouvez acheter des règles métier et métadonnées systèmes logiciels référentiel pour vous aider à gérer la généralement des milliers d'éléments de métadonnées dans une organisation. Règle d'entreprise logiciel couvre habituellement des règles plus que seulement ceux qui traitent les données (par exemple, les règles qui régissent lorsque certains processus opérationnels doivent être utilisés ou qui régissent comment les processus
seront terminés).