Perdre moins de factures est l'un des plus grands avantages à venir de l'élimination de papier du département comptes payables (AP), selon un rapport récent de PayStream conseillers.
« Capture de données des comptes créditeurs - transformer les Documents en données prêt Business » publie les résultats d'un sondage effectué par 300 professionnels de l'AP, avec 31 pour cent en soulignant réduisant le montant des factures perdus comme un gain majeur.
Ces dernières années ont vu un mouvement croissant à la facturation électronique dans les secteurs public et privé et dans l'industrie et les marchés. Néanmoins et à nouveau dans le rapport des conseillers PayStream, 52 pour cent des factures aux entreprises arrivent toujours en format papier - et c'est une quantité considérable de papier à gérer si l'on considère le volume de factures envoyées et reçues chaque année. L'économie en réseau met ce chiffre en Europe transfert entre les entreprises et les gouvernements seuls à 3,2 milliards et estime que ces 20 pour cent sont des factures électroniques. Cependant, cela signifie que 2,56 milliards de factures papier volent encore dans toute l'Europe chaque année.
C'est énormément de potentiel de facture perdue.
Capture de documents par numérisation, saisie de données axées sur la technologie OCR (reconnaissance optique de caractères) et workflow automatisé permet d'éliminer ce risque. Capturées et stockées électroniquement en toute sécurité, il n'y a aucune possibilité d'égarement physiquement la facture, ou de « perdre » pendant le traitement par erreur de transposition - et une intégration transparente avec la gamme de systèmes d'entreprise et tiers supprime la nécessité d'une saisie manuelle de données et saisie dans ces systèmes.
Automatisation apporte un certain nombre d'autres avantages pour le ministère de l'AP.
Dans leur publication « De l'ombre à l'avant-garde - AP d'automatisation et de la Vision stratégique » l'organisation de recherche et d'analyse Aberdeen Group rapporte un sondage auprès de 100 financier services cadres, et qui mettent en difficulté avec recherche et gestion des documents papier comme le principal enjeu ministères AP. PayStream conseillers balisent une approbation plus rapide des factures, une productivité accrue et des coûts de traitement inférieurs parmi les principaux avantages.
Articles récents ont mis l'accent sur un certain nombre de reprises sur comment une solution de gestion de facture peut aider les organisations à éliminer paiements en retard - en partie parce qu'il est tant dans la presse à l'heure actuelle sur les initiatives du gouvernement à la répression contre les retards de paiement, mais aussi parce qu'éliminer les retards de paiement est une condition qui surgit à maintes reprises dans les départements de l'AP.
Et éliminer les paiements en double est un autre avantage majeur à suivre de l'automatisation. Si en raison de la véritable erreur ou fraude, paiement en trop est un casse-tête pour beaucoup d'organisations - on estime que près d'un quart payer plus cher. La société de services d'information Experian estime que les conseils des déchets jusqu'à 147 millions £ par an par le biais de payer des factures plus d'une fois.
Par le biais de retirer le papier du système et l'automatisation de traitement, nombre de problèmes qui peuvent conduire à des paiements effectués plus d'une fois sont également supprimées :
facture de validation à l'aide d'une combinaison de valeurs de données de clés en double, achat de commande correspondant et codage en ligne et autorisation pour les factures sans BC réglementée par voie de processus définis, forcée d'affaires factures en double sont rejetées et acheminés pour résolution ;
alertes assurer écarts sont résolus dans le terme de crédit et l'accès 24/7 depuis n'importe où dans l'organisation les moyens requêtes soient réglées rapidement ;
Outils de BI (décisionnel) peuvent identifier des enregistrements en double de fournisseur ;
et comme les factures sont prêts pour le paiement plus rapide avec les données automatiquement validées dans le système financier, il y a beaucoup moins possibilité de recevoir des factures réédités.