Puede venir como una sorpresa para todos los adictos del correo electrónico, pero hay momentos cuando el correo electrónico no es una forma apropiada de la comunicación. A veces, una situación exige una más formal, o un acercamiento más personal.
Enviar correo electrónico es fácil - tan fácil, de hecho, que hace para una herramienta de comunicación a menudo mal. Hay sin embargo algunas situaciones cuando no se debe utilizar esta forma de comunicación. No puede ser el reemplazo de una carta, una visita o una llamada telefónica.
No utilizar si estás tratando de transmitir un mensaje es confidencial. Hay una buena razón por qué el Presidente de los Estados Unidos no utilizar el correo electrónico: no es una forma segura de comunicación! Si quieres algo confidencial a quedarse así, no escribirlo en un correo electrónico.
Correo nunca es realmente "privado" - aún cuando eliminas ese email "sensible" que sólo ha enviado o recibido, probablemente hay una copia de ese correo electrónico en alguna parte. Una vez que usted envía ese correo electrónico, nunca te lo nuevo!
No mande nada personal, sensible o "dogmático" mientras estás en el lugar de trabajo. Su empleador es dueño de todas tus comunicaciones por correo electrónico laboral. Podrían ser monitoreados y acceder a tus e-mails, y lo puedes comprarte fácilmente en agua caliente.
Uso de correo electrónico para darle malas noticias es sólo mala forma. No informan de la muerte o grave enfermedad vía correo electrónico. No romper con alguien por correo electrónico! Correo electrónico es una herramienta que es demasiado impersonal y desprovisto de emociones para ese propósito. Cierta información se debe recibir en persona!
No envíes un correo electrónico a cancelar a última hora! Hacer una llamada y decirle directamente a la persona que vas a cancelar un evento o en un arreglo. Si no puedes esperar una información, correo electrónico no es un medio apropiado para comunicarse con urgencia.
El correo electrónico no es un medio apropiado para solicitar una reacción inmediata, o para comunicar las instrucciones complicadas. Usted necesita para asegurarse de que todas las partes involucradas confirman su comprensión de la materia que es urgente o complejo e implica una negociación o una forma similar de comunicación interpersonal. Conversación cara a cara o una llamada telefónica es la única manera de evitar muchas innecesarias y atrás con correo electrónico - y malentendidos posibles.
Si el correo que escribes termina más de una página escrita, renunciar: es mejor tema a debatirse en persona, o en una llamada telefónica - no enviar ese correo electrónico!