CARPETAS
Crear cuatro carpetas con los siguientes nombres:
ACT - seguimiento
ACTUAR - pendiente
ACTUAR - leer
ACT - reservas
Estas carpetas son para correos temporales que deben tratarse antes de transferirlas a sus carpetas permanentes.
Ahora crear carpetas permanentes para los tipos de correo electrónico que será obtener o recibir en forma regular. Utilice el nombre de la empresa, cuando sea posible, para facilitar la identificación. Por ejemplo, "eBay", "Rogers", "Ontario Hydro" y así sucesivamente. Nota: Si usted compra regularmente artículos de una empresa particular, configurar una carpeta permanente para él. Por ejemplo, "Walmart". También puede crear una carpeta "Guardar" general para varios e-mails.
ALMACENAR MENSAJES DE CORREO ELECTRÓNICO
Cuando se almacena en una carpeta de correos electrónicos, destacar el correo electrónico, seleccione el botón "Mover a" y seleccione la carpeta para mover el correo electrónico en.
DIARIO
Cada día, realice las siguientes tareas para mantener actualizada su email:
1. Haga clic en la carpeta "Enviados". Estas son copias de correos electrónicos que envió a alguien. Mover cada uno en la carpeta que se relaciona con ese proyecto o tema.
2. Haga clic en la carpeta de "Basura". Revise cada correo electrónico para asegurarse de que realmente es correo electrónico no deseado. Si no, destacar el correo electrónico y seleccione el botón "No deseado". Luego eliminar correo basura restante.
3. Haga clic en la carpeta de "Basura". Repita el proceso que hiciste para la carpeta de basura. A continuación, elimine el correo electrónico no deseado en la carpeta Papelera.
4. Haga clic en la carpeta "ACT – seguimiento". Estos son los correos que requieren alguna acción de su parte. Una vez que termine la tarea, mover el correo electrónico a su carpeta permanente.
5. Haga clic en la carpeta "ACT – pendiente". Estos son los correos electrónicos que están esperando algo de acción. Por ejemplo, un e-mail de confirmación de algo que usted ha pedido en línea y está esperando para recibir el producto. Una vez que haya recibido el producto, y por lo tanto, la cuestión ya no es una pendiente, mover el correo electrónico a su carpeta permanente.
6. Haga clic en la carpeta "ACT – leer". Estos son los correos que quieres leer más detenidamente. Por ejemplo, un tutorial en línea que usted está tomando. Después de leer el correo electrónico, moverlo a la carpeta permanente.
7. Haga clic en la carpeta "ACT – reservas". Estos son los correos electrónicos relativos a las reservas que haya realizado, como alquilar un coche o reservar una habitación en un hotel. Una vez que haya terminado con ellas, muévalos a la carpeta permanente.
UNA VEZ AL MES
Una vez al mes, alrededor del primer día del mes, pasan por todas las carpetas y eliminar los correos electrónicos que ya no necesitará. Esto controla el volumen de sus correos electrónicos. También te da la oportunidad de refrescar su memoria sobre algunos proyectos que está trabajando.
RESUMEN
Sólo se tarda quince minutos para configurar un email como este sistema de archivos, pero los beneficios de hacer tan pueden durar muchos años. Le dará un mayor control sobre sus actividades de negocios, una mejor comprensión de las cosas que necesitas hacer, una manera de encontrar rápidamente mensajes de correo electrónico particulares y una sensación de satisfacción de administrar bien su correo electrónico.