Al hacer decisiones de compra de software de negocios, la tendencia general es a mirar la organización como un todo y ver cómo el software beneficia a la organización y cómo pronto la organización puede ver un retorno sobre la inversión (ROI). Sin embargo, una organización no se compone de ladrillos y mortero; se compone de los empleados, y es a estos empleados que estaría utilizando el software en el futuro una vez que ha sido implementado. En este artículo, vamos a ver cómo en línea, software de gestión de gastos, una aplicación de administración empresarial basada en web que ayuda a las organizaciones con el viaje de extremo a extremo y manejo de gastos, impactará a los actores individuales, es decir, los usuarios.
Experto en IT: tal vez la emoción predominante que el experto se siente acerca de este software es alivio. Puesto que este software es auspiciado por el vendedor y se ofrece como un servicio en la web, el propio experto tiene poco o nada que hacer en mantener este software. A diferencia de las aplicaciones dentro de las instalaciones empresariales que necesitan mucha persuasión para integrarse con otras aplicaciones, estas aplicaciones en línea están construidas sobre una plataforma abierta y pueden integrarse fácilmente.
El viajero: este es otro actor que verán inmensamente aliviado. Este software simplifica el proceso de creación de informes de gastos tanto que se puede hacer en cuestión de minutos. Antes de continuar el viaje, el viaje ejecutivo crearía una solicitud previa al viaje que podría convertirse en un reclamo de gastos en segundos. Gestión de recepción se convierte exponencialmente más fácil cuando no tienen que llevarlos de vuelta ya. Tan pronto como reciban un recibo, simplemente tomar una foto y adjuntarla a los gastos correspondientes.
Jefes/supervisores/aprobadores departamentales: lejos de convertirse en los cuellos de botella y ser inundado con resmas de papel, los supervisores pueden despejar sus aprobaciones en segundos con el software de gastos. Aparte de despeje de las solicitudes, los supervisores tienen otra gran responsabilidad - actuando como el primer cheque del informe de gastos antes de que va a por una segunda validación por el Departamento de contabilidad. Sin este software, el supervisor tendría que haber hecho todas estas tareas manualmente. Pero el software ahora automatiza gran parte del trabajo para que el supervisor se convierte en un administrador o un facilitador y puede completar la tarea en muy poco tiempo.
Contador: Ya mencionamos que el contador actúa como el segundo nivel de validación. Del mismo modo que el software ayuda al supervisor, ayuda al contador completar la verificación en un tiempo corto en comparación con los días que normalmente tomaría. Los reembolsos también llegan a ser más fáciles como tarjetas de crédito y sistemas de contabilidad pueden ser integrados con el software y todo el proceso podría realizarse sin fisuras.
Gerencia: uno de los grouses más grandes de la gerencia es que tienen muy poco que ninguna visibilidad en el proceso. El uso de múltiples sistemas dispares para gestionar las partes del proceso es el principal culpable de esto. Por el contrario, la aplicación de software de gestión de gastos sola encarga de todo el proceso y por lo tanto, crea visibilidad. Informes también se vuelve más fácil como ahora, sólo toma un par de clics.