Wie Unternehmen Jahr für Jahr wachsen tut es auch den Berg digitaler Dokumente in verschiedenen Umlauf (und manchmal verdecken) Ordner auf Servern. In vielen Fällen können mehrere Mitarbeiter die gleichen Dokumente über viele Abteilungen hinweg.
Zusammenarbeit an Dokumenten
Angesichts der Tatsache, dass fast alles, was wir in diesen Tagen tun, auf einem Computer, Laptop oder Handheld-Gerät gespeichert ist-wie Sie sicherstellen können, dass die gleiche Arbeit nicht immer und immer wieder dupliziert werden wird, weil Mitarbeiter nicht bewusst sind, die ein ähnliches Dokument, Bild, video etc. gibt es bereits irgendwo auf den Servern der Firma?
Ebenso es Sinn macht, Aktenschränke für die Lagerung von Originaldokumenten zu verwenden, ist es gleich sinnvoll zum Speichern von digitaler Dokumenten in irgendeiner Form von Management Information System (MIS).
Jedoch haben Sie die Zeit zu vergeuden, die zum Erstellen eines universal Storage-Laufwerk oder Ordner, auf die alle erforderlichen Mitarbeiter Zugriff haben? Darüber hinaus können wie Sie sicher sein, dass dasselbe Dokument unter einem anderen Titel nicht mehr als einmal gespeichert ist?
Content Managementsysteme
Wenn Unternehmen keinen Raum zum eigenen original-Dokumente zu speichern haben, werden sie dies normalerweise zu einem sicheren Dokument Speicherunternehmen auslagern. Aber wussten Sie, dass Sie auch die gleiche Art von Lagereinrichtungen für Ihre digitale Dokumente und Produkte verwenden könnte?
Die Schönheit von outsourcing-dies zu einem speziellen Dokument Speicherunternehmen ist, dass sie in der Lage, Ihre Dokumente etc. in einer Weise zu organisieren, das Benutzern die Suche auf den Inhalt der Dokumente nicht auf Titel oder Markierungen erleichtert werden. Dadurch wird die Informationssuche mehr Nutzer freundlich - vorausgesetzt, dass alle relevante Informationen in diesem einem System oder Ort gespeichert ist.
Diese Systeme Speicher sind normalerweise "Content Management System" (CMS) genannt, aber sind oft begrenzt durch die Qualität und Maß tatsächlich Informationen in ihnen und traditionell, Suchanfragen, die auf diese Art von System sind nicht immer benutzerfreundlich.
Wo viele Menschen verwenden die gleiche Informationen und vielleicht hinzufügen oder Änderung das Ergebnis ist ein Konglomerat von verschiedenen Versionen des gleichen Inhalts.
Digital Asset Management
Mit einer Dropdown-Box macht Content Management der Gruppe gemeinsam genutzte Dateien ein wenig leichter, aber noch muss es ein Geschäftsprozessmanagement in Ort, um sicherzustellen, dass Dokumente korrekt aktualisiert und nicht nur dupliziert werden. Unternehmen benötigen eine digitale Strategie, mit der Verwaltung ihrer digitalen Ressourcen umzugehen.
Die Verwendung von digital-Asset-Management-Software kann die zur Speicherung von digitalen Informationen, durch neue Dokumente mit aktuellen Dateien vergleichen und aktualisieren die gespeicherten Versionen optimieren; und nicht nur Duplizieren von Dokumenten und speichert sie mit unterschiedlichen Dateinamen oder Versionsnummern.
Suche in Dateien
Ein weiterer Vorteil dieser Art von Systemen ist, dass Benutzer normalerweise über den Inhalt in Dateien mit Volltextsuche, sowie die traditionellen Arten von suchen durch Kunden, Auftragsnummer, Kategorie etc. suchen können. Dies verbessert den Workflow ermöglicht Mitarbeitern, die Informationen zu extrahieren, brauchen sie innerhalb sehr kurzer Zeit.
Der Konkurrenz voraus zu bleiben ist immer ein sehr wichtiger Aspekt der Unternehmensführung und desto schneller die entsprechenden Dokumente, über Trends und marketing-Strategien, sind gefunden, dann desto einfacher ist es, mit halten und sogar übertreffen Ihre Mitbewerber. Wenn Mitarbeiter weniger Zeit verbringen brauchen auf der Suche nach Informationen sie sie haben wird mehr Zeit für die notwendigen Arbeiten um sicherzustellen, dass bleibt das Geschäft rentabel und kostengünstig zu produzieren.